Kako zaključiti e -poštno sporočilo (Nasveti + predloge)

Ker se večina današnje poslovne korespondence obravnava po elektronski pošti, je bistvenega pomena začetek in konec e -pošte. Kljub vsej pozornosti, ki se posveča vrsticam in začetkom e -poštnih sporočil, pa se konci e -pošte pogosto spregledajo.

Pravzaprav je pravilno zaključevanje e-pošte, povezane s podjetjem, enako pomembno kot začetek e-pošte. Pravilen zaključek e -poštnega sporočila naredi na prejemnika pozitiven vtis, bralca motivira k ukrepanju, identificira pošiljatelja in njegove namene ter prejemniku posreduje vaše kontaktne podatke (tako da lahko preprosto stopijo v stik z vami. ) Preberite, če želite izvedeti vse o tem, kako ustrezno zaključiti poslovna e -poštna sporočila, in izkoristite naš seznam strokovnihzaključkov e -pošte in primerov zaključnih vrstic, ki so primerni v različnih kontekstih.

Kaj vključiti v  zaključek e -pošte

1. Zaključni stavek

Preden pošljete e-poštno sporočilo, se prepričajte, da vsebuje kratek zaključni stavek, ki ustvarja gladek prehod med glavno temo vašega e-poštnega sporočila in odjavo. Ta zaključna vrstica lahko izrazi vašo hvaležnost za prejemnikov čas, pomeni, da ste odprti za nadaljnjo komunikacijo, poziv k dejanju ali pa izjava, ki kaže, da pričakujete odgovor.

2. Zaključek (odjava)

Razen če ste s prejemnikom zelo blizu, vsako poslovno e -poštno sporočilo zahteva strokoven zaključek, ki je lahko formalno ali priložnostno glede na vrsto odnosa, ki ga imate, in kontekst vaše komunikacije. Najpogosteje uporabljeni odjavi po e-pošti sta »Lep pozdrav« in »S spoštovanjem«, vendar smo pripravili celoten seznam primerov (spodaj), tako formalnih kot neformalnih.

3. Navedite svoje ime

V svoj e -poštni podpis vedno vključite svoje polno ime (ime in priimek), če nekomu pišete prvič. Za pogovore s sodelavci ali ljudmi, ki jih že poznate in ste si izmenjali več e -poštnih sporočil, je dovolj, da se izkažetes svojim imenom. Upoštevajte, da se je priporočljivo izogibati odjavi z vzdevki, razen če je vaš vzdevek splošno znan in se uporablja namesto vašega imena.

4. Naslov in podjetje

V svoj podpis e-pošte dodajte svoj trenutni naziv delovnega mesta in ime podjetja, da ne boste imeli zmede glede tega, kdo ste, še posebej, če potencialnim strankam pišete neosebno. Če se prijavljate za službo, vam svetujemo, da podpisa s trenutnimi podatki vaše zaposlitve ne uporabljate (e -poštni naslov in telefonska številka).

5. Kontaktni podatki

Čeprav prejemnik vašega sporočila že pozna vaš e -poštni naslov, je v podpisu e -pošte vedno koristno navesti dodatne podatke za stik, na primer vašo neposredno telefonsko številko, saj se nekateri morda raje obrnejo na vas prek drugih komunikacijskih kanalov.

6. Dodatna sredstva

Razmislite lahko tudi o dodajanju povezav svojemu podpisu. Povezava je lahko povezava do vašega spletnega mesta, vašega profila na LinkedInu ali drugih ustreznih računov družbenih medijev, ciljne strani, ki jo želite promovirati, vašega spletnega portfelja, spletnega koledarja ali najnovejše objave v spletnem dnevniku itd.

Primeri in predloge za končanje e -poštnih sporočil

Strokovni zaključek in zaključna besedila po e-pošti

Ko se odločate, s kakšno vrsto odjave boste končali poslovno e-pošto, pomislite, komu pošiljate e-pošto in zakaj. Če niste prepričani, kater zaključek bi bil v dani situaciji najprimernejši, se raje odločite za bolj formalno zaključno besedo. »Vse najlepše«, »Lep pozdrav«, »Vse dobro« in »Lep pozdrav« so nekateri najvarnejši zaključki e -pošte, ki jih je mogoče uporabiti v vseh situacijah in vseh vrstah e -poštnih sporočil. Tu je še nekaj primerov najpogostejših in široko uporabljanih strokovnih zaključkov e -pošte:

---

---

---

---

Primeri zaključne vrstice po e -pošti

Glede na kontekst vašega e-poštnega sporočila lahko pred odjavo dodate tudi kratek zaključni stavek. Uporabite eno od naslednjih preizkušenih zaključnih vrstic po e-pošti, da zagotovite, da boste sporočilo končali pozitivno, in prejemnikom sporočili, da pričakujete njihov odgovor ali nadaljnji dialog.

Kako končati neosebno prodajno e -pošto

Odkrivanje pravega načina, kako zaključiti neosebno e -poštno sporočilo, je lahko za vsakega prodajnega strokovnjaka izziv. Tukaj je nekaj primerov, kaj lahko vključite na koncu svojih e -poštnih sporočil pri hladni prodaji, da bi spodbudili možnost odgovora:

Kako zaključiti prodajo po e -pošti

Nadaljnja e-poštna sporočila so nujna pri vsaki hladni strategiji pošiljanja e-pošte. Evo, kako lahko zaključite prodajno e -poštno sporočilo, da spodbudite potencialnega kupca, da se odzove, tudi če so bili vaši prejšnji poskusi povezovanja z njimi neuspešni:

Kako zaključiti e-poštno sporočilo pri nakupu/dobrodošlici strank

E-poštna sporočila po nakupu in e-poštna sporočila za dobrodošlico strank so nekatera izmed najbolj kritičnih e-poštnih sporočil v trženjskih akcijah po e-pošti, katerih namen je vzpostaviti dolgoročne odnose s strankami. Takole bi lahko izgledale vaše zaključne izjave za te vrste e -poštnih sporočil:

Kako zaključiti e -poštno sporočilo storitve za stranke

Ko končate e -poštna sporočila o storitvah za stranke, je vedno dobro, da svoje stranke spodbudite, da se obrnejo, če imajo še kakšno vprašanje, težavo ali pomislek. Prav tako jih morate prepričati, da ste vedno pripravljeni pomagati. Tu je nekaj koristnih primerov, s katerimi lahko zaključite e -poštna sporočila služb za stranke:

Kako zaključiti e -poštno sporočilo z opravičilom stranke

Ko gre za pisanje e -poštnih sporočil z opravičili strank in ravnanje z razočaranimi strankami, se morate na koncu svojega e -poštnega sporočila znova opravičiti in reči, da cenite njihovo potrpljenje in razumevanje:

Povzetek

  Konec e -poštnega sporočila je običajno le zaključna beseda ali kratek stavek, ki mu sledi vaš podpis, vendar iskanje pravih besed in pravega tona za zaključek e -poštnega sporočila pogosto zahteva veliko razmišljanja. Način zaključka e -poštnega sporočila lahko dejansko močno vpliva na odločitev prejemnika, da odgovori na vaše e -poštno sporočilo. Znanje, kako končati profesionalna e -poštna sporočila, je ključ do učinkovite poslovne komunikacije, na bralca pušča pozitiven vtis in povečuje stopnjo odziva na e -pošto. Če niste prepričani, kako zaključiti naslednje poslovno e-poštno sporočilo, vam lahko zgoraj omenjeni primeri zaprtja e-pošte pridejo prav.

Pogosto zastavljena vprašanja glede zaključkov e -pošte

Zakaj so zapiranja e -pošte pomembna?

Ker je zaključek e -pošte zadnja stvar, ki jo prebere vaš prejemnik, je lahko motivacijski dejavnik pri tem, kako hitro se odzovejo – ali pa se bodo sploh odzvali. Če vljudno, strokovno in ustrezno zaključite svoje e -poštno sporočilo, imate več možnosti, da prejmete pozitiven odgovor.

Kateri zaključki niso primerni za poslovno e-pošto?

Tudi če imate s prejemnikom priložnostne odnose, se je treba pri vseh vrstah poslovne komunikacije izogibati nestrokovnim zaključkom. Ti “neprofesionalni” zaključki vključujejo “Imejte blagoslovljen dan” (ali karkoli drugega z verskimi odtenki), “Mir z vami!” (ali kateri koli drug sleng), »Thx« (ali katere koli druge okrajšave), »Se vidimo kasneje« (ali kakršne koli druge neuradne odjave), »Resnično vaš«/»Ljubezen« (ali karkoli drugega, kar nakazuje predanost).

Kako naj oblikujem zaključek e -pošte?

Čeprav je pomembno, da poslovno e -pošto zaključite na profesionalen način, je tudi pravilno oblikovanje ključnega pomena za dober končni vtis. Po zaključni besedi obvezno dodajte vejico, nato dodajte presledek in vnesite svoje polno ime, ki mu sledi vaš naslov, podjetje in vse kontaktne podatke, ki jih želite posredovati.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Zakaj so zaključki e -poštnega sporočila pomembna?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: “Ker je zaključek e -pošte zadnja stvar, ki jo prebere vaš prejemnik, je lahko motivacijski dejavnik pri tem, kako hitro se odzovejo – ali pa se bodo sploh odzvali. Če vljudno, strokovno in ustrezno zaključite svoje e -poštno sporočilo, imate več možnosti, da prejmete pozitiven odgovor.” } }, { “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Katere odjave niso primerne za poslovno e-pošto?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: “Tudi če imate s prejemnikom priložnostne odnose, se je treba pri vseh vrstah poslovne komunikacije izogibati nestrokovnim zaprtjem. Ta nestrokovna zapiranja vključujejo Naj bo blagoslovljen dan (ali karkoli drugega z verskimi odtenki), Mir z vami! (ali kateri koli drug sleng), Thx (ali katere koli druge okrajšave), Se vidimo kasneje (ali katera koli druga neuradna odjava), Resnično/ljubezen (ali karkoli drugega, kar nakazuje predanost)” } }, { “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Kako oblikovati zaključno e -poštno sporočilo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: “Čeprav je pomembno, da poslovno e -pošto zaključite na profesionalen način, je tudi pravilno oblikovanje ključnega pomena za dober končni vtis. Po zaključni besedi obvezno vključite vejico, nato dodajte presledek in vnesite svoje polno ime, ki mu sledi vaš naslov, podjetje in vse kontaktne podatke, ki jih želite posredovati.” } }] }