Kako začeti e -poštno sporočilo (Nasveti + predloge)

Ker je vsak dan poslanih in prejetih več kot 300 milijard e -poštnih sporočil, je e -pošta bistveno sredstvo komunikacije. Ugotavljanje, kako profesionalno začeti poslovno e -pošto – še posebej, ko pišete nekomu, ki ga ne poznate – je lahko izziv za tržnike, prodajalce in predstavnike storitev za stranke.

Pravzaprav lahko način, na katerega zaženete e -pošto, povzroči razliko med tem, da prejemnik e -pošto takoj zapre (in jo izbriše) ali nadaljuje z branjem. V naslednjem članku je nekaj nasvetov o tem, kako začeti e -poštno sporočilo, skupaj z nekaterimi najpogostejšimi e -poštnimi pozdravi in začetki e -pošte, ki jih lahko uporabite v svoji poslovni korespondenci.

Kaj vključiti na začetku e -pošte

1. Pozdrav

Začnite z ustreznim pozdravom, odvisno od tega, kako formalni morate biti. Vedno vključite ime prejemnika (če ga poznate), da bo pozdrav lepši. Nenazadnje še enkrat preverite, ali ste pravilno napisali ime prejemnika. Naš profesionalni nasvet? Kopirajte in prilepite njihovo ime, kot je prikazano v prejšnjih e -poštnih sporočilih, podpisih e -poštnih sporočil ali spletnih mestih, da zagotovite, da ne boste naredili pravopisne napake.

2. Uvod in razlog za pisanje (če je potrebno)

Ko nekomu pišete prvič, se predstavite in vključite jedrnat stavek o cilju svojega e -poštnega sporočila. Ta stavek lahko določi, ali bo prejemnik prebral vaš e -poštni naslov ali ga zanemaril, zato poskrbite, da bo vaš namen jasen in prepričljiv.

Če imate skupne prijatelje, sodelavce ali znance, jih omenite, saj lahko to poveča vaše možnosti za odgovor. Na primer, lahko naredite subtilno omembno imena, kot je ta: “Živjo [Ime], med vikendom sem naletel na našega skupnega prijatelja Richarda (iz [Company]) in omenil je, da potrebuješ novo orodje za pomoč uporabnikom, ker te tvoj trenutni ponudnik preprosto ne dohaja več… “

3. Uvodna fraza/ dobre želje (neobvezno)

Če prejemniku niste pisali že dolgo ali če ste z njim v naključnem razmerju, bi bilo primerno vključiti hitro, pozitivno opombo, kot je “Upam, da ste dobro”. S tem lahko nastavite pravi ton za preostanek e -pošte.

Če pa je prejemnik delil nekaj posodobitev na LinkedInu ali drugih družabnih medijih, jim čestitajte za njihove najnovejše dosežke (osebne in poklicne). Lahko bi rekli nekaj na primer “Čestitamo za napredovanje” ali “Čestitamo, navdušujoče je videti, da [podjetje prejemnika] pridobi tako pomembno stranko, kot je [podjetje]”.

4. Zahvalna vrstica (neobvezno)

Glede na kontekst lahko svoji e -poštni korespondenci dodate kratko vrstico “hvala”. Na primer, če se je vaš potencialni kupec obrnil na vas z povpraševanjem, je “Hvala, ker ste se obrnili” ali “Hvala, ker ste se obrnili na [Podjetje]”. Kadar koli vnesete zahvalo, je pomembno, da jo prilagodite, saj so standardne zahvalnice (kot so zgoraj omenjene) nekoliko preveč splošne in lahko izpadejo kot hladne ali izstopajoče.

Če preprosto vnesete ime pred zahvalo, se sporočilo sliši topleje in bolj vabljivo. Tu je primer: “Emily, najlepša hvala, ker ste se obrnili na [Company] in ste odprli to vprašanje. Popolnoma prav imate…”

Primeri in predloge za začetek e -pošte

Strokovni elektronski pozdrav

“Zdravo [ime]” je verjetno najpogostejši in najbolj pogosto uporabljen e -poštni pozdrav v poslovnem svetu. Ta pozdrav se na splošno priporoča za polformalne in neformalne komunikacijske sloge. Če želite biti nekoliko bolj formalni, lahko “Živjo” zamenjate z “Pozdravljeni”.

“Spoštovani [Name]” je primeren tudi za formalno in neformalno komunikacijo. Za vaše udobje smo pripravili celoten seznam drugih splošnih pozdravov, med katerimi lahko izbirate med zagonom svojega profesionalnega e -poštnega sporočila. Preverite jih:

---

---

---

---

Splošni uvodni stavki po e -pošti

Po pozdravu lahko vključite kratek uvodni stavek za začetek e-pošte. Najbolje pa je, da se izognete takšnim stavkom, če pišete uradno e -pošto ali hladno e -poštno sporočilo potencialni stranki, saj so lahko preveč prijazni. Tu je nekaj najpogostejših primerov odpiralcev e -pošte:

Nadaljnji stavki za namen sledenja prek e -pošte

Če niste prepričani, kaj bi napisali na začetku naslednjega e-poštnega sporočila, razmislite o vključitvi enega od naslednjih uvodnih stavkov prek e-pošte, ki bi lahko prebil led:

Odgovorite na uvodne stavke prek e -pošte

Ko odgovarjate stranki ali potencialnemu kupcu, je v mnogih primerih primerna kratka vrstica “Hvala”. Če niste prepričani, kako vključiti “Hvala” ali potrebujete več navdiha, si oglejte nekaj naših možnosti:

Kako začeti e -poštno sporočilo o hladni prodaji

Ko pišete hladno e -poštno sporočilo potencialnemu kupcu, bo prvi odstavek določil, ali se bo vašemu potencialnemu sporočilu zdelo vredno brati, zato je pomembno, da naredite vtis in izstopite. Tu je nekaj primerov, kaj lahko vključite v uvodni odstavek:

Če želite izvedeti več, si oglejte predloge e -poštnih sporočil za hladno prodajo.

Kako začeti prodajo prek e -pošte

Spremljanje potencialne stranke, še posebej, če niso odgovorili na vaša prejšnja sporočila, je lahko težavno. Če je temu tako, preizkusite enega od teh učinkovitih uvodnih stavkov prek e-pošte- morda vam bodo v pomoč!

Če želite izvedeti več, si oglejte predloge e-poštnih sporočil o prodaji.

Kako začeti e-poštno sporočilo po nakupu/ dobrodošlici strank

Kadar koli nekdo kupi vaš izdelek ali se prijavi za vašo storitev, se mu zahvalite ali ga pozdravite v “družini”, da zagotovite, da se bo vaš odnos odlično začel. Najboljši način za to je, da napišete pozdravno e -poštno sporočilo, ki vsebuje zahvalo, kratek uvod in vse koristne informacije.

Vabljeni k ogledu več e-poštnih predlog po nakupu in predlog e-pošte dobrodošli.

Kako napisati e -poštno sporočilo za podporo strankam

Skoraj vsak e -poštni naslov za pomoč strankam bi se moral začeti z napisom “Hvala”, ne glede na to, ali odgovarjate na preprosto zahtevo po storitvi za stranke ali odgovarjate na pritožbo stranke. Izgleda lahko takole:

Če želite izvedeti več, si oglejte predloge storitev za stranke.

Kako zagnati e -poštno sporočilo za opravičilo stranke

Ko se odzivate na jezne ali nezadovoljne stranke, ne pozabite pokazati empatije in se opravičiti v imenu svojega podjetja. Tako lahko to storite na sledeči način:

Povzetek

Začetek vašega poslovnega e -poštnega sporočila (pozdrav, uvodna vrstica in prvi stavek) je prva stvar, ki jo prejemnik vidi, ko odpre vaš e -poštni naslov. Če profesionalno začnete svojo e -pošto, boste nanje bolj verjetno ustvarili pozitiven vtis. Pozdrav, ki ga uporabite, in prvih nekaj stavkov, ki jih izberete za začetek svojega poslovnega e -poštnega sporočila, bodo odvisni od vašega občinstva in konteksta vaše komunikacije. E -poštne pozdrave in uvodne stavke po e -pošti uporabite kot pozive, kadar niste prepričani, kako zagnati svoje naslednje e -poštno sporočilo stranki ali hladnemu potencialu.

Ne pozabite dvakrat preveriti svojih e-poštnih sporočil glede črkovalnih ali slovničnih napak in se prepričajte, da ime prejemnika vedno pravilno črkujete. Naš zadnji nasvet je, da ostane kratek in sladek, saj nihče ne želi brati dolgih e -poštnih sporočil. Hitro preidite na bistvo s pravilnim glasom in zmagali ste.

Pogosto zastavljena vprašanja

Zakaj je pomembno, kako začnete z e -poštnimi sporočili ?.

Če profesionalno začnete svojo e -pošto, boste verjetno na prejemnika ustvarili pozitiven prvi vtis. Ko nekomu pišete prvič, je ta vtis kritičen, saj lahko spodbudi vaše občinstvo, da ne samo prebere vaše sporočilo, ampak se tudi odzove nanj.

Katerim e -poštnim pozdravom se moram izogniti?

“Živjo [Vzdevek]” in “Hej [Ime]!” so preveč naključne in jih je treba uporabiti le, če ste že izmenjali e -poštna sporočila in imate dobre odnose s prejemnikom. Po drugi strani pa se „Koga to nanaša“ in „Spoštovani“ veljata za preveč formalna in nekoliko zastarela, zato ju je treba uporabljati le v uradni komunikaciji ali če ne poznate natančnih imen oseb, ki jim pišete. “

Ali bi morali e -poštno sporočilo začeti formalno ali priložnostno?

Začetek e -poštnega sporočila na običajen, prilagojen način je na splošno bolj zanimiv, vendar lahko pisanje v preveč neformalnem in sproščenem slogu dejansko odvrne vaše občinstvo. Če niste prepričani, kakšen ton naj vzamete, je vaša najvarnejša stava nekoliko bolj formalna in ne preveč ležerna in prijazna. Po potrebi lahko vedno prilagodite svoj ton glede na odgovor, ki ga prejmete od prejemnika.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Zakaj je pomembno, kako začnete z e -pošto?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: “Če profesionalno začnete svojo e -pošto, boste verjetno na prejemnika ustvarili pozitiven prvi vtis. Ko nekomu pišete prvič, je ta vtis kritičen, saj lahko spodbudi vaše občinstvo, da ne samo prebere vaše sporočilo, ampak se tudi odzove nanj.” } }, { “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Katerim e -poštnim pozdravom se moram izogniti?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: ““Živjo [Vzdevek] “in” Hej [Ime]! ” so preveč naključne in jih je treba uporabiti le, če ste že izmenjali e -poštna sporočila in imate dobre odnose s prejemnikom. Po drugi strani pa se „Na koga se to nanaša“ in „Spoštovani“ veljata za preveč formalna in nekoliko zastarela, zato ju je treba uporabljati le v uradni komunikaciji ali če ne poznate natančnih imen oseb pišeš.” } }, { “@type”: “Vprašanje”, “name”: “Ali bi morali e -poštno sporočilo začeti formalno ali priložnostno?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Odgovor”, “text”: “Začetek e -poštnega sporočila na običajen, osebno prilagojen način je na splošno bolj zanimiv, vendar lahko pisanje v preveč neformalnem in sproščenem slogu dejansko odvrne vaše občinstvo. Če niste prepričani, kakšen ton naj zavzamete, je vaša najvarnejša stava nekoliko bolj formalno in ne preveč ležerno in prijazno. Po potrebi lahko vedno prilagodite svoj ton glede na odgovor, ki ga prejmete od prejemnika.” } }] }