Upravljanje vsebin vs upravljanje znanja

Sodobna digitalna doba nas spodbuja k razumevanju pomena izkoriščanja moči informacij. V kontekstu upravljanja dragocenih podatkov se precej pogosto pojavljata izraza upravljanje vsebin in upravljanje znanja. Namen tega članka je osvetliti njihove ključne razlike in načine, kako se prepletajo, da spodbudijo rast poslovanja.

Kaj je upravljanje vsebine?

Upravljanje vsebine, pogosto imenovano CM, je niz procesov, ki podpirajo zbiranje, upravljanje in objavo informacij v kateri koli obliki ali mediju. V zadnjih letih je bilo upravljanje vsebin pretežno povezano z digitalnimi vsebinami, kot so objave v blogih na različnih spletnih mestih in deli vsebin na platformah družbenih medijev.

Kaj torej to pomeni v smislu uporabe v resničnem življenju? Upravljanje vsebine zagotavlja, da je prava vsebina na voljo pravim ljudem ob pravem času. To vključuje ustvarjanje, urejanje, organiziranje in dostavo vsebine na način, ki je učinkovit, uspešen in uporabniku prijazen.

Upravljanje vsebine je lahko neprecenljivo orodje za vsakogar, ki mora ravnati z veliko količino informacij, pa naj gre za besedilo, slike, videoposnetke ali druge oblike podatkov.

Kaj je upravljanje znanja?

Upravljanje znanja, sicer poznano kot KM, je bolj celosten pristop, ki vključuje ustvarjanje, deljenje, uporabo in upravljanje znanja znotraj organizacije. Ne gre le za upravljanje vsebine, ampak tudi za izkoriščanje te vsebine za izboljšanje učinkovitosti, produktivnosti zaposlenih in sprejemanja odločitev.

Upravljanje znanja je sestavni poslovni proces za organizacije, ki želijo kar najbolje izkoristiti svoje skupno strokovno znanje. To vključuje podjetja, pa tudi vladne agencije, raziskovalne ustanove in druge organizacije s pristopom, osredotočenim na znanje.

Primerjava upravljanja vsebin in upravljanja znanja

Čeprav se zdita upravljanje vsebine in upravljanje znanja podobna, služita različnim namenom in igrata edinstveni vlogi v organizaciji. Razumevanje njihovih ključnih razlik je ključnega pomena za podjetja, da učinkovito upravljajo svoje informacije in jih izkoristijo za spodbujanje rasti in inovacij.

1. Osredotočenost in namen

Kot smo že omenili, je glavna odgovornost upravljanja vsebin ustvarjanje, organizacija in objava digitalnih vsebin. Njegov cilj je poenostaviti procese ustvarjanja vsebine, zagotoviti doslednost in dostopnost na različnih platformah.

Okvir za upravljanje znanja pa se osredotoča na zajemanje, organiziranje in skupno rabo znanja znotraj organizacije z uporabo programske opreme za upravljanje znanja ter notranjih in zunanjih baz znanja.

Deli vsebine, ki jih pogosto najdemo v bazi znanja podjetja in drugih repozitorijih upravljanja znanja, vsebujejo navodila, dnevnike rešenih težav strank in izčrpna tehnična navodila. Cilj upravljanja znanja je izboljšati sodelovanje, izboljšati odločanje in spodbujati inovacije z izkoriščanjem skupnega internega strokovnega znanja.

2. Obseg informacij

Upravljanje vsebine, vključno z besedilom, slikami, videi in drugimi mediji, se ukvarja s strukturirano in nestrukturirano vsebino. Osredotoča se na upravljanje vsebine v celotnem življenjskem ciklu, od ustvarjanja do arhiviranja, z uporabo bistvenih orodij za pomoč uporabnikom družbenih medijev.

Upravljanje znanja zajema širši obseg informacij, vključno z eksplicitnim znanjem (kot so dokumenti in podatkovne baze) in implicitnim znanjem (kot so izkušnje). Njegov namen je zajeti in razširjati obe vrsti znanja v korist organizacije kot celote.

3. Informacijska struktura

Sistemi za upravljanje vsebine organizirajo vsebino na podlagi vnaprej določenih taksonomij, kategorij ali oznak. Zagotavlja, da je vsebina enostavno iskana in dostopna uporabnikom.

Funkcije programske opreme za upravljanje znanja se osredotočajo na zajemanje in strukturiranje kolektivnega znanja, ki odraža njegov kontekst in odnose. Uporabljajo tehnike, kot so grafi znanja, ontologije in semantična omrežja, da olajšajo enostavno pridobivanje znanja z ene same platforme.

4. Uporabniške vloge in prispevki

Upravljanje vsebine vključuje vloge, kot so ustvarjalci vsebine, uredniki in založniki. Vsaka od teh vlog prispeva k ustvarjanju in vzdrževanju vsebine. Medtem pa so uporabniki predvsem tisti, ki uživajo vsebino.

Nasprotno pa upravljanje znanja na vsakega člana organizacije gleda kot na sredstvo z znanjem, ki mora prispevati. Ta pristop spodbuja aktivno sodelovanje vseh zaposlenih, ne glede na njihove posebne vloge. Proces upravljanja znanja poudarja izmenjavo znanja, sodelovanje in kolektivno učenje.

5. Potek dela in sodelovanje

Sistemi za upravljanje vsebin v podjetjih pogosto vključujejo funkcije poteka dela, ki olajšajo postopke ustvarjanja, pregleda in odobritve vsebine. Sodelovanje je običajno omejeno na ustvarjanje in urejanje vsebine.

Po drugi strani pa sistemi upravljanja znanja dajejo prednost sodelovanju in spodbujajo kulturo izmenjave in širjenja znanja. Zagotavljajo orodja za avtorsko sodelovanje, forume za razprave in družabna omrežja za spodbujanje aktivne udeležbe.

6. Kontekstualizacija in relevantnost

Ko gre za upravljanje vsebine, se osredotoča na zagotavljanje ustrezne vsebine uporabnikom na podlagi vnaprej določenih meril, kot so iskalne poizvedbe ali uporabniške nastavitve. Njegov namen je potencialnim strankam zagotoviti prilagojene izkušnje in optimizirati dostavo vsebine.

Upravljanje znanja zagotavlja, da so informacije v internih bazah znanja relevantne in uporabne v specifičnih situacijah. Izkorišča izkušnje iz resničnega življenja, da zagotovi vodnike z navodili in drugo koristno vsebino za celotno organizacijo.

7. Dolgoročna vrednost in učenje

Upravljanje vsebin se osredotoča predvsem na posredovanje informacij uporabnikom v sedanjosti. Medtem ko je vsebina lahko arhivirana, je njena dolgoročna vrednost pogosto omejena na zgodovinsko referenco.

Cilj sistemov za upravljanje znanja pa je zajemanje in ohranjanje poslovnega znanja ter zagotavljanje njegove dolgoročne vrednosti. Omogočajo nenehno učenje in zaposlenim omogočajo, da gradijo na obstoječem znanju in se izognejo ponovnemu odkrivanju kolesa.

8. Uporabna orodja

Ko razpravljamo o upravljanju vsebin, pridejo na misel orodja, kot je WordPress. Takšna rešitev je vodilno orodje za upravljanje vsebin, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje, upravljanje, shranjevanje in objavljanje vsebin na različnih spletnih mestih.

Po drugi strani, ko gre za orodja za upravljanje znanja, lahko govorimo o LiveAgentovem zunanji in notranji bazi znanja graditelju ali celo Confluenceu. LiveAgent je bolj robustna in dobro zaokrožena rešitev, vendar oba sistema programske opreme za upravljanje znanja olajšata notranje sodelovanje, dokumentacijo in vodenje projektov.

Primeri upravljanja vsebin in upravljanja znanja

Da bi teorijo prenesli v prakso, se pogovorimo o nekaj resničnih primerih upravljanja vsebin in upravljanja znanja, s katerimi ste se morda že srečali.

Wikipedija

Wikipedija je odličen primer tako upravljanja znanja kot upravljanja vsebine. Je platforma za sodelovanje, kjer uporabniki prispevajo članke znanja in vsebino o različnih temah.

Platforma uporablja upravljanje vsebine za organiziranje in kategorizacijo člankov, kar zagotavlja, da so informacije predstavljene na strukturiran in dostopen način.

Adobe

Adobe ponuja kreativno programsko opremo in marketinške rešitve. Uporabljajo upravljanje znanja, da omogočijo sodelovanje med zaposlenimi po vsem svetu, izmenjavo strokovnega znanja in spoznanj.

Upravljanje vsebine je prav tako bistvenega pomena za marketinške platforme družbe Adobe, kjer upravljajo in distribuirajo vsebino na različne kanale, kar zagotavlja dosledno sporočanje in zastopanje blagovne znamke. Spodaj lahko najdete primerjavo njihove strani za upravljanje vsebine in upravljanja znanja.

Potrebujete upravljanje vsebine ali upravljanje znanja?

V idealnem primeru bi moralo uspešno podjetje uporabljati oboje. V današnji pokrajini je ustvarjanje, organiziranje, shranjevanje in posredovanje informacij postalo nekakšna oblika umetnosti. Posledično ima večina podjetij koristi od vzpostavljene zanesljive strategije upravljanja vsebine in upravljanja znanja. Tukaj je nekaj razlogov, zakaj je tako:

Upravljanje vsebine vam lahko prinese:

• Poenostavljen pretok informacij: Sistemi za upravljanje vsebine in upravljanja znanja zagotavljajo nemoten pretok informacij znotraj organizacije. To pomaga pri zmanjševanju odvečnosti in izboljšanju učinkovitosti.
• Izboljšano sodelovanje: Ti sistemi spodbujajo sodelovanje med zaposlenimi z zagotavljanjem platforme za preprosto deljenje in dostop do informacij.
• Dosledno sporočanje: Upravljanje vsebine zagotavlja, da je sporočanje podjetja dosledno na vseh platformah, kar je ključnega pomena za ohranjanje identitete blagovne znamke.
• Stroškovna učinkovitost: Pomagajo zmanjšati operativne stroške z avtomatizacijo različnih nalog, povezanih z ustvarjanjem, distribucijo in shranjevanjem vsebine.
• Skladnost s predpisi: Sistemi za upravljanje vsebine pomagajo pri vzdrževanju evidenc in dokumentov v skladu z zakonskimi zahtevami, kar zmanjšuje tveganje neskladnosti.
• Zadovoljstvo strank: ti sistemi z zagotavljanjem natančnih in pravočasnih informacij pomagajo izboljšati storitve in zadovoljstvo strank.
• Razširljivost: Oba sistema sta razširljiva in lahko rasteta s podjetjem, kar zagotavlja, da so potrebe podjetja po upravljanju informacij vedno izpolnjene.

Upravljanje znanja vam lahko prinese:

• Izboljšano odločanje: Zagotavljajo točne, posodobljene in izčrpne informacije, ki pomagajo pri sprejemanju odločitev na podlagi informacij.
• Ohranjanje znanja: Upravljanje znanja pomaga pri ohranjanju dragocenega znanja zaposlenih, ki se lahko izgubi, ko zapustijo organizacijo.
• Povečana produktivnost: ti sistemi povečajo splošno produktivnost z zagotavljanjem enostavnega dostopa do informacij in skrajšanjem časa, porabljenega za iskanje podatkov.
• Konkurenčna prednost: Upravljanje znanja pomaga pri pridobivanju konkurenčne prednosti z izkoriščanjem skupnega znanja in strokovnega znanja organizacije.
• Inovacije: upravljanje znanja spodbuja inovacije s spodbujanjem izmenjave idej in najboljših praks znotraj organizacije.
• Upravljanje tveganj: Pomagajo pri prepoznavanju in upravljanju tveganj z zagotavljanjem celovitega pogleda na znanje in vsebino organizacije.

Katere so vrste sistemov za upravljanje vsebine in znanja?

Tu so različne vrste sistemov za upravljanje vsebine in znanja:

Sistemi za upravljanje vsebin:

Sistem za upravljanje spletne vsebine (WCMS): Ti sistemi se uporabljajo za upravljanje in objavljanje vsebine na spletnih mestih. Uporabnikom omogočajo ustvarjanje, urejanje, organiziranje in objavljanje digitalnih vsebin, ne da bi za to potrebovali tehnično znanje. Najpogosteje uporabljeni primeri vključujejo WordPress, Joomla in Drupal.

Sistem za upravljanje poslovne vsebine (ECM): Ti sistemi so zasnovani za upravljanje nestrukturiranih informacij organizacije, vključno z dokumenti, slikami, videoposnetki in drugimi digitalnimi sredstvi. Nekateri primeri vključujejo SharePoint, OpenText Content Suite in Documentum.

Sistem za upravljanje dokumentov (DMS): Ta vrsta upravljanja vsebine se osredotoča posebej na upravljanje dokumentov skozi njihov življenjski cikel. Nekateri pomembni primeri vključujejo M-Files, Alfresco in LogicalDOC.

Sistem za upravljanje digitalnih sredstev (DAM): sistemi DAM se uporabljajo za shranjevanje, organiziranje in upravljanje digitalnih sredstev, kot so slike, videoposnetki, zvočne datoteke in drugi mediji. Zagotavljajo orodja za upravljanje metapodatkov, označevanje sredstev in enostavno iskanje. Najpogostejši so sredstva Widen Collective, Bynder in Adobe Experience Manager.

Sistem za upravljanje učenja (LMS): Čeprav se te platforme uporabljajo predvsem za e-učenje in usposabljanje, te platforme tudi upravljajo in zagotavljajo vsebino. Morda boste prepoznali orodja LMS, kot so Moodle, Canvas in Blackboard.

Sistemi za upravljanje znanja:

Sistem upravljanja znanja v podjetju: Ti sistemi se osredotočajo na zbiranje, organiziranje in skupno rabo znanja znotraj organizacije. Vključujejo funkcije, kot so skupna raba dokumentov, imeniki strokovnjakov, forumi za razprave in skladišča najboljših praks. Nekateri primeri iz resničnega življenja vključujejo Confluence, IBM Watson Knowledge Center in Bloomfir.

Sistem sodelovalnega upravljanja znanja: ti sistemi poudarjajo sodelovanje in izmenjavo informacij med člani ekipe. Pogosto vključujejo funkcije, kot so wikiji, blogi, diskusijske table in orodja za sodelovanje v realnem času. Najbolj opazne programske rešitve vključujejo LiveAgent, MediaWiki in Tiki Wiki.

Sistem lociranja strokovnega znanja: Ta orodja za upravljanje znanja uporabnikom pomagajo najti strokovnjake v organizaciji na podlagi njihovih veščin, področij znanja in izkušenj. Pomagajo pri povezovanju posameznikov, ki potrebujejo informacije, s tistimi, ki imajo ustrezno strokovno znanje. Primeri orodij za upravljanje strokovnega znanja o lokaciji v resničnem življenju vključujejo Swoop, Talla in ProFinda.

Sistem za urejanje vsebine: Ta vrsta KMS pomaga izbrati, organizirati in predstaviti ustrezne informacije iz različnih virov. Še posebej je uporaben za ustvarjanje baz znanja, glasil ali knjižnic virov. Morda prepoznate sisteme za urejanje vsebine, kot so Scoop.it, Flipboard in Pearltrees.

Sistem za upravljanje semantičnega znanja: Ti sistemi uporabljajo semantične tehnologije za zajemanje in organiziranje znanja na podlagi odnosov med pojmi. Izboljšajo natančnost iskanja in omogočajo boljše kontekstualno razumevanje informacij. Pomembni primeri vključujejo PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant in Synaptica.

Sistem sklepanja na podlagi primerov: Ta vrsta KMS shranjuje in pridobiva rešitve za pretekle težave ali primere. Uporabnikom pomaga najti ustrezne rešitve tako, da trenutne težave poveže s podobnimi primeri iz preteklosti. Orodja, ki jih najdete v tej kategoriji, vključujejo Coveo, IntraFind in Primedius.

Sistem upravljanja inovacij: Ti sistemi spodbujajo izmenjavo idej, sodelovanje in inovacije znotraj organizacije. Pogosto vključujejo orodja za zbiranje idej, njihovo vrednotenje in izvedbo najbolj obetavnih. Pogosto uporabljena orodja za upravljanje inovacij so Spigit, IdeaScale in Brightidea.

Ne pozabite, da se te kategorije lahko prekrivajo in nekateri sistemi lahko vključujejo funkcije več vrst.

Ali se lahko ti sistemi integrirajo med seboj?

Če preprosto odgovorim na vprašanje, da, lahko. Z integracijo obeh sistemov lahko ustvarite celovitejšo in učinkovitejšo rešitev za upravljanje vsebine in znanja znotraj organizacije. Če želite doseči takšno integracijo, morate izbrati sisteme, ki so združljivi in nudijo API-je ali druga sredstva za povezovanje in komunikacijo med obema sistemoma.

Ali podjetja potrebujejo sisteme za upravljanje vsebin in znanja?

Še en preprost odgovor je pritrdilen. V mnogih primerih podjetja ugotovijo, da lahko integracija obeh sistemov izboljša njihovo splošno strategijo upravljanja informacij. Medtem ko je odvisno od velikosti organizacije in narave delovanja, kombinacija upravljanja vsebine in strategije upravljanja znanja ustvarja bolj celosten pristop k upravljanju podatkov podjetja.