Upravljanje informacij vs upravljanje znanja

V dobi, ko je digitalna pokrajina polna ogromnih količin podatkov, je razumevanje nianse med upravljanjem znanja in upravljanjem informacij postalo temelj za številna podjetja. Proces učinkovitega upravljanja informacij ne vključuje samo zbiranja in kategorizacije podatkov, ampak tudi zagotavljanje, da pravi ljudje dostopajo do teh informacij ob pravem času. Osvetlili bomo te izraze, ki se pogosto zamenjujejo in vodijo podjetja skozi labirint ustvarjanja podatkov, informacij in znanja.

Zakaj je upravljanje informacij pomembno za vaše podjetje?

Dinamični poslovni svet je danes močno odvisen od nemotenega pretoka in dostopnosti informacij. Pravilno organizirane in dostopne informacije zagotavljajo, da so naložbe v tehnologijo maksimirane, s čimer se vsak tehnološki podvig spremeni v sredstvo, ki poganja merljive rezultate. Integracija dobrega procesa upravljanja informacij je sestavni del spodbujanja pozitivne izkušnje zaposlenih.

Poleg tega poenostavljeno upravljanje informacij dviguje splošno organizacijsko uspešnost. Zagotavlja jasnost, zmanjšuje odvečnost in povečuje učinkovitost ter tako spodbuja okolje, ki je ugodno za inovacije. To ne ponuja le pomembnih koristi za organizacije, ampak tudi oblikuje kulturo podjetja, spodbuja sodelovanje in odprto komunikacijo.

Učinkovito upravljanje informacij je več kot le organiziranje podatkov. Gre za preoblikovanje teh podatkov v strateško prednost, ki podjetjem omogoča, da optimizirajo svoje poslovanje in ostanejo pred krivuljo v nenehno spreminjajočem se poslovnem okolju.

Kaj je upravljanje znanja?

Znanje je korak nad zgolj podatki in informacijami. Če gradimo na šolski analogiji, medtem ko bi lahko bili podatki in informacije surovi rezultati testov, ki bi lahko zagotovili kumulativno perspektivo, kot je povprečje razreda, bi bilo znanje modrost, na katero se opirajo učitelji. Ta modrost, pridobljena iz sinteze podatkov in individualnih izkušenj, bi lahko učiteljem pomagala pri prilagajanju učnih metod za boljše rezultate.

Razmislite o bazi znanja podjetja, orodju, ki združuje informacije o pogostih vprašanjih strank. Ko to orodje dozoreva in asimilira strokovne vpoglede, se razvija iz zgolj skladišča v kritičen vir. Stranke lahko zdaj izkoristijo ta rezervoar za hitre in natančne rešitve, ki izboljšajo njihovo splošno izkušnjo.

Zakaj je upravljanje znanja pomembno za vaše podjetje?

V poslovnem okolju je znanje temeljni kamen za organizacijsko rast in agilnost. Razpoložljivost in dostop do znanja igrata osrednjo vlogo pri spodbujanju te rasti. Proces upravljanja znanja je več kot le zbiranje strokovnega znanja; gre za strateško uporabo za spodbujanje inovacij in povečanje operativne učinkovitosti. Z zagotavljanjem prostega pretoka informacij se lahko podjetja izognejo pastem odvečnosti in zagotovijo, da vpogledi ne ostanejo ujeti v izoliranih oddelkih ali posameznikih.

Demokratizacija znanja, ki jo prinaša učinkovita strategija upravljanja znanja, neguje kulturo nenehnega učenja. Ker lahko zaposleni na vseh področjih dostopajo do kolektivne modrosti podjetja in prispevajo k njej, je opazen porast v prilagodljivosti in pripravljenosti za spopadanje z izzivi. Ta pretočnost v izmenjavi informacij vodi do poenostavljenega delovanja, zmanjša ponavljajoče se naloge in optimizira uporabo virov.

Robusten okvir za upravljanje znanja opremlja podjetja z orodji za sprejemanje hitrih odločitev na podlagi informacij in s tem daje konkurenčno prednost. S pretvorbo neobdelanih podatkov v uporabne vpoglede so podjetja v boljšem položaju za krmarjenje po kompleksnosti sodobnega trga in uspevanje sredi sprememb.

Katere so ključne razlike med upravljanjem znanja in upravljanjem informacij?

Tako upravljanje znanja (KM) kot upravljanje informacij (IM) sta ključnega pomena za organizacije, vendar nista sinonima. Opredelimo glavne razlike:

Nature

• IM: Vključuje kategorizacijo, shranjevanje in razširjanje organiziranih podatkov. Gre za sistematično podajanje dejstev.
• KM: presega dejstva in sintetizira informacije z izkušnjami in kontekstom. Gre za razumevanje in uporabo znanja.

Prenosljivost

• IM: Glede na svojo strukturirano naravo je informacije mogoče enostavno prenašati med mediji.
• KM: Znanja, zlasti tihega (intuitivnega) znanja, ni preprosto prenesti ali kodificirati.

Shranjevanje

• IM: daje prednost organiziranemu digitalnemu shranjevanju, kar zagotavlja enostavno iskanje.
• KM: Cilj je zajeti eksplicitno (kodificirano) in implicitno znanje, pri čemer uporablja programsko opremo za upravljanje znanja in pobude, osredotočene na človeka.

Namen

IM: Osredotoča se na jasnost in organizacijo podatkov.
KM: Prizadeva si za uporabne vpoglede in strateško razumevanje podatkov.

Življenjski krog

• IM: Sledi linearni poti – zbiranje, shranjevanje, pridobivanje.
• KM: Je ponavljajoč se, nenehno se razvija z novimi informacijami in izkušnjami.

V bistvu, medtem ko IM zagotavlja strukturirano podlago dejstev, KM spremeni te podatke v modrost, ki jo lahko organizacije uporabljajo.

Kako upravljanje znanja krepi in širi upravljanje informacij?

Upravljanje znanja ne pomeni le kopičenja podatkov; to je dinamičen proces izboljšave in izpopolnitve. Podjetja lahko začnejo z zbiranjem osnovnih podatkov, kar je podobno nastavitvi začetnega razdelka s pogostimi vprašanji. Ker pa vključujejo povratne informacije in strokovno znanje, postaja ta razdelek bolj celovit in pronicljiv. Sčasoma je dokaz zavezanosti podjetja svojim strankam in zanje postal glavni vir pri iskanju natančnih in učinkovitih rešitev.

Platforme, kot je LiveAgent, so v ospredju te transformacije, saj podjetjem zagotavljajo orodja za nemoten prehod z upravljanja informacij na upravljanje znanja. Z opolnomočenjem podjetij s temi naprednimi orodji lahko učinkoviteje izkoristijo svoje podatke in jih spremenijo v uporabne vpoglede, ki neposredno koristijo njihovim strankam.

Prednosti upravljanja informacij in znanja

Po teh prednostih je ključnega pomena, da podjetja sprejmejo ustrezne strategije in prakse. Hrbtenica učinkovitega upravljanja z znanjem in informacijami je integracija ustreznih dokumentnih sistemov in drugih tehnologij. Sistem za upravljanje znanja (KMS) je eno takšnih bistvenih orodij. To je tehnološko usmerjen sistem, ki zajema, shranjuje in pridobiva tako tiho kot eksplicitno znanje. KMS ne zagotavlja le centraliziranega repozitorija za informacije, ampak ponuja tudi funkcije, kot so iskanje, kategorizacija in funkcije sodelovanja, s čimer zagotavlja, da se znanje ne le shrani, temveč tudi učinkovito uporabi.

Primeri implementacije upravljanja informacij in znanja iz resničnega sveta

Transformativna moč učinkovitega upravljanja informacij in znanja je očitna v številnih podjetjih po vsem svetu. Tukaj je pogled na nekaj ikoničnih primerov, ko so podjetja brezhibno integrirala te sisteme, da bi spodbudila svojo rast in ohranila konkurenčno prednost.

IBM-ov sistem ‘Podpora, osredotočena na znanje’

IBM, pionir v tehnološki industriji, je uvedel sistem ‘Podpora, osredotočena na znanje’. Ta pobuda je bila namenjena ustvarjanju, vzdrževanju in izkoriščanju dragocenega znanja kot dela podpornega procesa. Zaposlene na vseh področjih smo spodbujali, da dokumentirajo rešitve pogostih težav. Ta knjižnica rešitev je bila nato dostopna celotni organizaciji. rezultat? Hitrejše reševanje težav, zmanjšani stroški podpore in splošno izboljšanje zadovoljstva strank.

Toyotina “Vitka proizvodnja”

Toyotin priznani proizvodni sistem je mojstrski tečaj upravljanja informacij. Njihov proizvodni pristop “prav ob pravem času” zahteva natančne podatke o ravni zalog, hitrosti proizvodnje in povpraševanju potrošnikov. Z natančnimi procesi upravljanja informacij Toyota zagotavlja minimalne odpadke, nemoten pretok delov in učinkovitost proizvodnje. Ta pristop je bil tako učinkovit, da so ga sprejele tudi industrije daleč onkraj avtomobilske proizvodnje.

British Petroleum ‘Peer Assist’

British Petroleum (BP), ena največjih naftnih družb na svetu, se je soočila z izzivom, ki si ga delijo številni veliki konglomerati: silosi znanja. Da bi se spopadel s tem, je BP uvedel pobudo za izmenjavo znanja „Peer Assist“. Preden se lotijo novega projekta, bi ekipe organizirale srečanja s strokovnjaki in kolegi, ki so že opravljali podobne naloge. Ta seja izmenjave znanja je ekipam omogočila pridobitev organizacijskega znanja, izogibanje preteklim napakam in hitrejše inoviranje. BP-jev ‘Peer Assist’ je postal odličen primer upravljanja znanja, ki je znatno izboljšal rezultate projekta.

Hewlett-Packard (HP) ‘HP Information Management and Analytics Services’

HP je uspešno uvedel sistem za upravljanje informacij, imenovan “HP Information Management and Analytics services”. Ta sistem je pomagal pri kategorizaciji, shranjevanju in pridobivanju kritičnih podatkov o izdelkih, zlasti v zvezi z mikroprocesorji. S centraliziranim središčem izbranih informacij so lahko ekipe za razvoj izdelkov zlahka dostopale do ustreznih podatkov, kar je znatno pospešilo proces raziskav in razvoja.

Kakšna je razlika med IMS in KMS?

Sistem za upravljanje informacij (IMS) se v glavnem ukvarja z natančnim ravnanjem, shranjevanjem in iskanjem podatkov in strukturiranih informacij. Njegov glavni cilj je zagotoviti, da so prave informacije na voljo pravim ljudem ob pravem času. Gre za racionalizacijo podatkovnih procesov, zagotavljanje doslednosti, točnosti in upoštevanje regulativnih standardov. Takšen sistem je bistvenega pomena v svetu, kjer se vsako sekundo ustvarijo ogromne količine podatkov, zato je presejanje in iskanje ustreznih vpogledov izziv.

Po drugi strani pa sistem za upravljanje znanja (KMS) posega globlje. Zasnovan je za upravljanje eksplicitnega znanja (dokumentirani procesi, smernice itd.) in tihega znanja (osebne izkušnje, vpogledi in znanje zaposlenih). KMS spodbuja kulturo skupne rabe, sodelovanja in stalnega učenja v organizacijah. Z zajemanjem in omogočanjem dostopa do tega znanja lahko organizacije izkoristijo svojo kolektivno inteligenco, spodbujajo inovacije in reševanje problemov.

Sodobna orodja, kot je LiveAgent, združujejo ta dva različna sistema. Z integracijo zmogljivosti IMS, osredotočenih na podatke, s širšimi, na znanje osredotočenimi vidiki KMS, LiveAgent predstavlja celovit pristop. Podjetjem zagotavlja enotno platformo, kjer lahko upravljajo svoje podatke, pridobivajo vpoglede in zagotavljajo, da imajo zaposleni dostop do kolektivne modrosti in strokovnega znanja organizacije. V bistvu takšna orodja oblikujejo prihodnost upravljanja informacij in znanja, saj ponujajo celovito integrirano rešitev. Izkusite ga lahko sami s 30-dnevnim brezplačnim preskusom LiveAgent.