Avtomatski klicni sistemi

Podjetja lahko uporabljajo samodejno klicno storitev za pošiljanje vnaprej posnetega glasovnega sporočila tisočim potencialnim strankam in potencialnim strankam za namene kvalificiranja ali prodaje. Lahko celo pošljejo opomnik za dogodek ali sporočilo v sili na svoj celoten seznam stikov, vključno s člani ekipe.

Poleg tega avtomatizirani telefonski sistemi podjetjem pomagajo dostaviti ustrezna sporočila telefonskega odzivnika na klice podpore strankam.

Kako deluje avtomatiziran klicni sistem?

avtomatski sistem klicev deluje tako kot sistem dohodnih klicev kot samodejni sistem za upravljanje odhodnih klicev.

Sistemi dohodnih klicev vam omogočajo snemanje edinstvenega zvočnega sporočila za različne boleče točke strank, tako da lahko vsak klicatelj izbira med možnostmi vašega menija in rešiti določeno težavo. Lahko se odločijo za usmerjanje klicev na razpoložljive agente, če določeno sporočilo ne odpravi težave.

Poleg tega lahko uporabite te sisteme samodejnega klicanja, da pošljete vnaprej posneto sporočilo komur koli na vašem seznamu stikov, ne da bi jih vaši agenti poklicali.

Evo, kako delujejo sistemi samodejnega telefonskega menija:

• Predvajajo posneto sporočilo, ko stranka pokliče lokalno ali brezplačno številko podjetja.
• Stranka lahko izbere ustrezno možnost menija tako, da izbere ustrezno številko za rešitev težave ali pridobi podporo agenta v živo.
• Nekateri vključujejo interaktivne sisteme glasovnega odzivanja, ki strankam omogočajo, da izrazijo težavo, namesto da bi pritisnili gumb.
• Odhodni klici delujejo obratno. Sistem za avtomatsko sporočanje opravi klic in bodisi predvaja posneto sporočilo ali pa poveže klicanega z agentom, ko zazna glas. V nasprotnem primeru uporablja funkcijo »Samodejno pustite sporočilo v glasovni pošti«.

Ti sistemi menijev telefona po meri podpirajo različne integracije tretjih oseb. Svojo lahko na primer integrirate s programsko opremo CRM (Upravljanje odnosov s strankami), da segmentirate, ocenite in sledite svojim potencialnim strankam.

Kakšne so značilnosti avtomatiziranih klicnih sistemov?

Najpomembnejše funkcije samodejnih klicnih sistemov vključujejo:

• Prilagodljivi ID-ji klicatelja – Ko preverite veljavno telefonsko številko, lahko prilagodite svoj ID klicatelja, tako da vaše stranke vedo, kdo jih kliče.
• Voščilo podjetja po meri – Vsakega klicatelja lahko pozdravite s sporočilom po meri.
• Oddajanje glasovnih sporočil v velikem obsegu – Ti sistemi za klicanje brez agentov omogočajo lastnikom podjetij, da hkrati kličejo celoten seznam stikov.
• Načrtovanje klicev – Podjetja lahko določijo določen datum in uro za vsak odhodni klic.
• Zaznavanje glasovne pošte – Če telefonski odzivnik ali storitev glasovne pošte sprejme klic, bo avtomatiziran klicni sistem znova predvajal sporočilo po tonu.
• Glasovna pošta v besedilo – sistem lahko pošlje besedilo, če klicani nima možnosti glasovne pošte.
• Storitve samodejnega odzivnika – posnamete lahko sporočila za obravnavo pogostih bolečih točk strank.
• Prilagodljiva pravila usmerjanja – klice lahko usmerite na podlagi podatkov CRM ali službe za pomoč uporabnikom, da uživate v samodejni distribuciji potencialnih strank in zagotovite brezhibno podporo strankam. Nastavite lahko usmerjanje, ki temelji na spretnostih, osredotočeno na rezultate agentov ali časovno zasnovano usmerjanje, povezano z njihovim delovnim časom.
• Analitika v realnem času – Nadzorna plošča v živo s spremljanjem v realnem času in funkcijami poročanja vam lahko omogoči vpogled v povprečni odzivni čas , uspešnost agenta in drugo.
• Napredne funkcije – večina sistemov ponuja napredne funkcije, kot so snemanje klicev, videokonference, snemanje in prepisi srečanj, prepisi glasovne pošte, prenose klicev, ankete in ankete.

Čemu se izogibati pri uporabi avtomatiziranih klicnih sistemov?

Slab meni je ena najslabših stvari, ki bi jih lahko imel avtomatiziran klicni sistem. Vsakega klicatelja lahko spremeni v jezno stranko in povzroči, da želi preklopiti na drugo storitev.

Vaš jedilnik mora biti jedrnat in ponujati možnosti, ki ustrezajo različnim situacijam. Izogibajte se dolgih pozdravov, napačnih možnosti in preveč izbire, ki bi lahko zmedla stranke.

Pridušena glasba in okoren uporabniški vmesnik lahko tudi pokvarita uporabniško izkušnjo. Vaši klicatelji ne bi smeli skakati skozi obroče, da bi dobili potrebno podporo, niti ne smejo poslušati iste pesmi na ponavljanju na čakanju. Če se odločite za predvajanje glasbe, pustite klicateljem, da izberejo svoje najljubše melodije, da izboljšajo njihovo zadovoljstvo.

Kakšne so prednosti uporabe avtomatiziranih klicnih sistemov?

Če uporabljate samodejni klicni sistem, boste uživali v teh prednostih:

• Časovna učinkovitost – Samodejni telefonski klici na dolg seznam telefonskih številk lahko prihranijo dragoceni čas ter povečajo učinkovitost in produktivnost vaših agentov.
• Prihranki pri stroških – zahvaljujoč neomejenemu klicu in dostopnim cenam lahko prihranite denar pri odhodnih klicah, medtem ko služi strankam po vsem svetu. Samodejno odgovarjanje skrajša čas dežurstva vaših agentov in dodatno zniža vaše stroške.
• Zmanjšan odzivni čas – Ustrezno vnaprej posneto sporočilo lahko hitro odgovori na poizvedbe strank.
• Zadovoljstvo strank – Vsaka stranka lahko prenese klic na zastopnika v živo, da reši zapletene težave.
• Negovanje potencialnih strank – Samodejna distribucija klicev vam omogoča nemoteno spremljanje potencialnih strank ter povečanje stopnje konverzije in prodaje. Ustvarite lahko podrobno poročilo o vsakem klicu in integrirate sistem z aplikacijami drugih proizvajalcev, kot je CRM ali programska oprema za pomoč uporabnikom.
• Boljša timska komunikacija in sodelovanje – Številni sistemi ponujajo funkcije za sporočanje timov in notranje klicanje za poenostavljeno komunikacijo in sodelovanje. Večina ponuja neomejeno shranjevanje za posnetke klicev, sporočila in dokumente v skupni rabi.

Koliko stanejo avtomatizirani klicni sistemi?

Avtomatski klicni sistemi so stroškovno učinkovite rešitve, ki ne zahtevajo namestitve strojne ali programske opreme.

Odvisno od ponudnika lahko dobite osnovni načrt, ki se začne pri približno 20 USD na uporabnika na mesec, vendar ima morda omejene zmogljivosti. Nekateri ponudniki zaračunajo skoraj 200 USD na uporabnika/mesec za napredni načrt. Nekateri zaračunavajo mesečne minute minut, drugi pa zagotavljajo neomejene minute in pošiljanje sporočil.

Če dobite letni načrt cen, boste morda prejeli letni popust na cene. Za številne dodatne uporabniške račune je možen tudi količinski popust.

LiveAgent je morda najbolj dostopna možnost. Začne se pri 49 USD/agenta/mesec in ponuja več kot 180 funkcij, je to najbolj dostopen načrt.

To je premium, all-inclusive načrt, ki ga plačate takoj, ko greste, zato ni možnosti letnega načrta. Ne zahteva pogodbenih stroškov ali pristojbin za namestitev, kadar koli pa lahko nadgradite ali prekličete in pridobite brezplačno 30-dnevno preskusno različico (kreditna kartica ni potrebna), da raziščete funkcije.