Kontrolni seznam za delo na daljavo

Jasno določite čas, v katerem naj bi vaši zaposleni delali.

Zakaj je pomembno navesti svoj delovni čas?

Tega se morajo zavedati tako zaposleni kot delodajalci. Če se ljudje ne zavedajo svojega delovnega časa, lahko to povzroči težave s produktivnostjo in učinkovitostjo.

Kako navesti svoj delovni čas?

Vprašajte zaposlene, kdaj je najprimernejši čas za opravljanje svojega dela. Odločite se, kaj je najboljše za vašo ekipo, naj bo to natančen delovni čas ali prilagodljiv urnik.

Katera orodja pomagajo določiti vaš delovni čas?

Orodja za upravljanje časa, kot sta Trello ali Toggl itd.

Zagotovite, da vaši zaposleni razumejo svoje odgovornosti. Poskrbite, da ne boste mikroupravljali, saj bo to povzročilo samo frustracije in manjšo produktivnost.

Zakaj je pomembna določitev jasnih odgovornosti in pričakovanj?

Bolj kot vsak razume svoje dolžnosti in pričakovanja, bolj produktivno bo delovno mesto. Delodajalci bodo lahko delavce zahtevali, da odgovarjajo za svoja dejanja, medtem ko bodo zaposleni čutili, da imajo glas.

Kako določiti jasne odgovornosti in pričakovanja?

Pripravite opise delovnih mest, ki opisujejo odgovornosti posameznega delovnega mesta, in jih po potrebi posodobite. Obvestite svoje osebje, če pride do morebitnih sprememb.

Katera orodja uporabiti v tem koraku?

Orodja za sodelovanje, kot so Trello, Asana ali Basecamp, ustvarjajo posebne naloge za zaposlene in spremljajo njihov napredek.

Nastavite jasen pravilnik o delu na daljavo, ki obravnava praznike, odmore, dopuste in bolniške dni.

Zakaj je odločitev o dopustu pomembna?

Delodajalci morajo obvladati odsotnosti, da se delo nadaljuje, zaposleni pa morajo vedeti, kaj je sprejemljivo v smislu prostega časa.

Kako se odločim za prosti čas?

Najbolje je omogočiti vsaj nekaj prostih dni, nekatere plačane in druge neplačane, odvisno od posebne politike za vsakega zaposlenega. Nekateri delodajalci dopuščajo celo neomejen čas dopusta, vendar to običajno zahteva zaupanje obeh strani in zavezanost k odgovornemu delu brez nadzora. Prosite osebje, da zahteva svoje proste dneve čim prej.

Katera orodja uporabiti, da se odločite za prosti čas?

Uporabite Google Dokumente ali Preglednice, da ustvarite datoteko, v kateri lahko vsak zahteva dneve dopusta, dodaja opombe in si ogleda morebitne spremembe v realnem času.

Načrtujte, kako pogosto, kje in kdaj naj bodo sestanki.

Zakaj je pomembno dogovarjati sestanke vnaprej?

Sestanki bi morali biti praktični in učinkoviti, če jih nameravate redno organizirati. Tako lahko vsak ostane osredotočen na nalogo, ki je pri roki, ne da bi izgubljal čas.

Kako se dogovoriti za sestanke vnaprej?

Naredite redni sestanek za posodobitve ekipe. Na primer vsak petek zjutraj ali sredo popoldne. Dogovorite se lahko tudi za priložnostna srečanja, ko je treba o nečem takoj razpravljati.

Katera orodja pomagajo pri vnaprejšnji organizaciji sestankov?

Slack, LiveWebinar, Zoom ali Google Hangouts so odlična orodja za videokomunikacijo.

Komunikacija je ključna za vsako oddaljeno ekipo. Določite komunikacijske smernice in poskrbite, da jih vsi upoštevajo.

Zakaj je racionalizacija komunikacije pomembna?

Stvari se lahko hitro spremenijo v kaotične, če nimate komunikacijskega načrta. Da bi bili vsi na tekočem, je treba vzpostaviti način, kako bodo ljudje učinkovito in hitro komunicirali.

Kako poenostaviti komunikacijo?

Bistveno je, da imate način za spremljanje napredka projektov, da lahko ugotovite, ali nekdo zaostaja. Poleg tega je koristno videti, kaj ekipa počne vsak dan.

Za poenostavitev komunikacije s strankami uporabite programsko opremo za prodajo vstopnic, kot je LiveAgent. Vaša e-pošta, klepeti, klici, omembe družabnih medijev in sporočila iz drugih kanalov bodo končali v enem univerzalni nabiralnik. To olajša komunikacijo in povzroči višjo raven zadovoljstva strank.

Katera orodja za poenostavitev komunikacije?

• Ekipna komunikacija – orodja, kot sta Asana ali Basecamp, so uporabna, vendar le, če jih vsi dosledno uporabljajo.
• Komunikacija s strankami – večnamenska programska oprema za pomoč uporabnikom, kot je LiveAgent (preizkus je brezplačen!).

Da bi bili vsi na isti strani in se premikali v isto smer, potrebuje vsaka ekipa niz skupnih vrednot in ciljev.

Zakaj je pomembna skrb za kulturo podjetja?

Smernice podjetja bodo pomagale pritegniti bodoče zaposlene, vendar so bistvene tudi za zadrževanje zaposlenih. Zaposleni, ki se počutijo kot del ekipe in katerih vrednote so skladne z vrednotami organizacije, bodo bolj verjetno ostali v podjetju.

Kako poskrbeti za kulturo podjetja?

Ustvarite seznam temeljnih vrednot in poskrbite, da jih vsi razumejo. Prav tako lahko priročnik podjetja oriše pričakovanja in politike podjetja.

Katera orodja pomagajo skrbeti za kulturo podjetja?

Lahko ustvarite dokument Google Dokumentov ali kratek video/predstavitev o temeljnih vrednotah vašega podjetja.

Preverite, ali imajo vaši zaposleni produktivno delovno okolje, preden začnejo delati na daljavo.

Zakaj je preverjanje oddaljenega delovnega okolja vaših zaposlenih pomembno?

Nimajo vsi idealnih pogojev za delo od doma. Če želite, da se vaše osebje osredotoči na svoje delo, morajo imeti sredstva in orodja, ki jih potrebujejo.

Kako preveriti oddaljeno delovno okolje vaših zaposlenih?

Če je mogoče, najemite fizično delovno mesto na njihovem območju (npr. coworking prostor). Če ne, jim poskusite zagotoviti boljše delovne pogoje doma z dobavo nekaj opreme (stoli, mize itd.).

Katera orodja uporabiti za preverjanje oddaljenega delovnega okolja vaših zaposlenih?

Če želite ugotoviti, ali nekdo nima ustreznega oddaljenega okolja, ga lahko anketirate prek Google Obrazcev.

Ko začne vaša ekipa delati na daljavo, je nujno, da imate načrt za vključitev novih zaposlenih.

Zakaj je pomembno načrtovanje vključitve na daljavo?

Če nimate načrta za vključitev, je lahko težko pripraviti nove zaposlene na hitro.

Kako načrtovati vključitev na daljavo?

Načrtujte videosestanke in usposabljanja za svoje zaposlene, da se hitro seznanijo z novim sistemom. Ustvarite priročnike za vsakega zaposlenega, ki jih bo prebral, da se bodo lahko seznanili s smernicami podjetja.

Katera orodja uporabiti za načrtovanje vključitve na daljavo?

LiveWebinar lahko uporabite za spletne vadbe. Ustvarite priročnike v Google Dokumentih/Preglednicah.

Da bi bili produktivni, oddaljeni delavci potrebujejo ustrezna orodja, kot je računalnik z nameščenimi vsemi programi, ki jih potrebujejo.

Zakaj je pomembno zagotoviti, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave?

Če vaši oddaljeni delavci nimajo ustreznih osebnih naprav ali orodij, bodo težko dokončali svoje delo.

Kako zagotoviti, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave?

Opremite svoje zaposlene s pravimi orodji in napravami.

Katera orodja uporabiti, da zagotovite, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave?

V Google Dokumentih/Preglednicah lahko ustvarite seznam zahtev za delo na daljavo. Razmislite o vlaganju v tehnologijo, kot sta shranjevanje v oblaku (npr. Dropbox) in skupna raba datotek (Google Drive).

Zanesljiva internetna povezava je nujna za oddaljene delavce.

Zakaj je dovoljenje dostopa do interneta pomembno?

Če internet zaposlenega preneha delovati celo za nekaj minut, ima lahko to pomembne posledice. Preverite, ali pri delu na daljavo nimajo težav s povezavo.

Kako vsem omogočiti dostop do interneta?

Občasno preverjajte hitrost interneta vseh. Če imate kakršne koli težave, se obrnite na ponudnika storitev in jih čim prej rešite.

Katera orodja uporabiti, da vsem omogočite dostop do interneta?

Pingdom vam omogoča spremljanje stanja internetne povezave od koder koli na svetu.

Prepričajte se, da imajo vaši zaposleni dostop do tehnične podpore, če kaj ne deluje pravilno.

Zakaj je zagotavljanje tehnične podpore pomembno?

Če vaši oddaljeni delavci nimajo dostopa do tehnične podpore, lahko postanejo razočarani in to vidijo kot oviro, ki jim preprečuje, da bi opravili svoje delo.

Kako zagotoviti tehnično podporo?

Zagotovite svojim zaposlenim seznam stikov za podporo, vključno z e-poštnim naslovom in telefonsko številko itd.

Katera orodja zagotoviti tehnično podporo?

Lahko ustvarite dokument (npr. v Google Dokumentih), ki opisuje postopek tehnične podpore, in vsem v vaši skupini omogočite dostop do njega. Razmislite o vlaganju v programsko opremo, ki vašim zaposlenim omogoča dostop do podpore 24 ur na dan.

Vaši oddaljeni zaposleni morajo razumeti, kakšne so njihove varnostne obveznosti.

Zakaj je pomembna določitev varnostnih obveznosti?

Varnost vaših zaposlenih mora biti vedno na prvem mestu. Vaše osebje se mora zavedati nevarnosti, ki jih prinaša delo od doma, in razumeti varnostne politike podjetja.

Kako določiti varnostne obveznosti?

Jasno jim razložite, kaj mora biti pokrito na njihovi strani in na katere varnostne elemente naj se osredotočijo.

Katera orodja uporabiti za določanje varnostnih obveznosti?

Geofencing vam omogoča sledenje lokaciji naprave zaposlenega in določanje meja, ki jih ta ne more prečkati. Kljub temu je ta korak bistven le, če ima vaše podjetje zares občutljive podatke, sicer pa svojemu osebju zaupajte – splača se.

Vzdržujte redne posodobitve za aplikacije in naprave vaše ekipe.

Zakaj je pomembna skrb za redne posodobitve?

Če vaši oddaljeni zaposleni ne posodobijo svojih naprav, lahko postanejo ranljivi za kibernetske napade. Preverite, ali vsi sledijo rednim posodobitvam in jih ne zanemarjajo.

Kako poskrbeti za redne posodobitve?

Ustvarite dokument, ki vsebuje seznam potrebnih posodobitev, tako da bodo imeli vsi dostop do teh informacij.

Katera orodja pomagajo pri rednih posodobitvah?

Razmislite o vlaganju v orodja, kot sta Microsoft AutoUpdate (za Windows) ali Mac OS X Update (za naprave Apple), ki vam bo omogočila samodejno posodabljanje programske opreme vseh vaših zaposlenih.

Določiti morate področja, kjer se bodo vaši zaposleni najverjetneje srečali z varnostnimi težavami.

Zakaj je prepoznavanje varnostnih tveganj pomembno?

Če veste, kje so nevarnosti, lahko sprejmete ukrepe, ki jih bodo pomagali ublažiti. Prepoznajte vse možne grožnje, preden postanejo problem.

Kako prepoznati varnostna tveganja?

Razmislite o ustvarjanju zemljevida varnostnih tveganj, ki opisuje področja, na katerih bi lahko vaši zaposleni naleteli na nevarnost.

Katera orodja uporabiti za prepoznavanje varnostnih tveganj?

Obstajajo različna orodja, ki identificirajo področja varnostnega tveganja, vključno z Geofencing, programsko opremo za spremljanje družbenih medijev (kot je Mediatoolkit) in Google Alerts.

Če gre kaj narobe, morate zagotoviti načrt za nujne primere in poskrbeti za večjo varnost svojega delovnega prostora.

Zakaj je pisanje načrta za nujne primere pomembno?

V nujnih primerih bi lahko vaši oddaljeni delavci paničili in poslabšali stvari. Načrt za nujne primere lahko prepreči, da bi se to zgodilo.

Kako napisati načrt za nujne primere?

Ustvarite dokument s seznamom opravil, ki korak za korakom opisuje načrt za nujne primere.

Katera orodja vam pomagajo napisati načrt za nujne primere?

Tiste, ki jih vaši zaposleni najpogosteje uporabljajo, bodo tisti, ki jih najbolj poznajo in jih bodo verjetno najhitreje obvladali.

Ena največjih težav pri delu na daljavo je nezmožnost neposredne komunikacije z ljudmi. Ker lahko delavci na daljavo preživijo večino svojega časa v štirih stenah, je njihovo duševno zdravje ključnega pomena.

Zakaj je skrb za dobro počutje vaših zaposlenih pomembna?

Če se zaposleni začne spopadati s svojim duševnim zdravjem, lahko to močno vpliva na učinkovitost podjetja.

Kako pomagati skrbeti za dobro počutje svojih zaposlenih?

Ne glede na to, ali je to povezano z delom ali ne, poskrbite, da bodo vsi imeli dostop do pomoči, če jo potrebujejo.

Katera orodja vam lahko pomagajo pri skrbi za dobro počutje vaših zaposlenih?

Anonimno anketo lahko izvedete prek Google Forms ali SurveyNuts.

Spodbujajte svoje zaposlene k priložnostnemu klepetu s sodelavci, tudi za namene, ki niso povezani z delom. Tako se bodo počutili bolj povezani z ekipo in preprečili občutek osamljenosti.

Zakaj je olajšanje priložnostnih klepetov s soigralci pomembna?

Če se vaši zaposleni počutijo, kot da so v skledi, se jim bo morda težko osredotočiti in opraviti svoje delo.

Kako olajšati priložnostne klepete s soigralci?

Bodite pozorni na vsako priložnost za “oddaljene” sestanke, ne le tiste o službi, ampak tudi za praznovanje rojstnih dni zaposlenih, na primer.

Katera orodja vam pomagajo olajšati priložnostne klepete s soigralci?

Tu bo delovalo vsa orodja za spletne seminarje in sporočila (Vebinar v živo, Zoom, Google Hangout itd.).

Pri delu na daljavo se je veliko težje naučiti nove veščine kot v pisarni. Zagotovite svojim zaposlenim alternativne možnosti in spodbude za učenje novih veščin, priložnosti za izboljšanje sebe. Omogočite jim dostop do tehnologije, ki jim bo pomagala narediti vse te stvari.

Zakaj je pomembno zagotoviti usposabljanje svojim zaposlenim?

Če svojim zaposlenim omogočite razvoj, jim pomagate, da svoje delo vidijo kot kariero, ne le drugo službo. Spodbujajte jih, da se udeležujejo spletnih seminarjev ali tečajev, povezanih z njihovimi poklicnimi interesi.

Kako svojim zaposlenim zagotoviti možnosti usposabljanja?

Razmislite o ponudbi različnih vrst usposabljanja, kot so video vadnice, spletni seminarji ali e-knjige. Svoje zaposlene lahko tudi podprete, da opravijo tečaje ob svojem času.

Katera orodja uporabiti, da svojim zaposlenim zagotovite možnosti usposabljanja?

Za izvajanje usposabljanja v živo lahko uporabite programsko opremo za videokonference, kot sta Skype ali Zoom, ali platforme, kot sta Lynda.com in Coursera, za ponujanje spletnih tečajev.