Kontrolni seznam za zaposlovanje za uradnika za pomoč uporabnikom

– wp:odstavek –>

Za začetek morate določiti zahteve za položaj. Brez tega preprosto ne morete napredovati.

<!– wp:odstavek –>
<p>Ko določite zahteve za položaj, je čas, da ustvarite načrt zaposlovanja.</p>
<!– /wp:odstavek –>

<!– wp:heading {“level”:3} –>
<h3>Zakaj je pomembno ustvariti načrt zaposlovanja?</h3>
<!– /wp:heading –>

<!– wp:odstavek –>
<p>Postopka zaposlovanja nikoli ne začnite brez načrta. Če imate načrt zaposlovanja, boste imeli jasno predstavo o tem, kaj je treba storiti in kdaj. To bo pomagalo, da bo postopek potekal čim bolj gladko.</p>
<!– /wp:odstavek –>

<!– wp:heading {“level”:3} –>
<h3>Kako ustvariti načrt zaposlovanja?</h3>
<!– /wp:heading –>

<!– wp:odstavek –>
<p>Vaš načrt zaposlovanja mora vključevati vse, od iskanja kandidatov do opravljanja intervjujev. Prav tako mora biti opisano, kdo je odgovoren za vsak korak postopka.</p>
<!– /wp:odstavek –>

<!– wp:image {“align”:”center”,”id”:13759,”width”:608,”height”:303,”sizeSlug”:”large”,”linkDestination”:”none”} –>
<div class=”wp-block-image”><figure class=”aligncenter size-large is-resized”><img src=”https://www.liveagent.com/app/uploads/2020/03/have -all-the-context-you-need.svg” alt=”LiveAgent ima ves kontekst, ki ga potrebujete – ilustracija” class=”wp-image-13759″ width=”608″ height=”303″/></figure ></div>
<!– /wp:slika –>

<!– wp:heading {“level”:3} –>
<h3>Katera orodja uporabiti za ustvarjanje načrta zaposlovanja?</h3>
<!– /wp:heading –>

<!– wp:seznam –>
<ul><li>predloga za objavo zaposlitve</li><li>orodje za preverjanje življenjepisa</li><li>preglednica za sledenje kandidatom</li></ul>
<!– /wp:list –>

Preden začnete z dejanskim postopkom zaposlovanja, morate pripraviti proračun.

Zakaj je pomembno pripraviti proračun za postopek zaposlovanja?

Razvrstite proračun, da boste vedeli, koliko denarja imate na voljo za zaposlovanje. Tako boste kar najbolje iztržili svoj denar in preprečili prekomerno porabo.

Kako pripraviti proračun za postopek zaposlovanja?

Vaš proračun mora vključevati vse stroške, povezane z zaposlovanjem. To vključuje stvari, kot so objave delovnih mest, oglaševanje in potni stroški. Ključnega pomena je, da ste pri ocenjevanju teh stroškov čim bolj natančni, da ne presežete proračuna.

Katera orodja uporabiti za pripravo proračuna za postopek zaposlovanja?

• predloga proračuna za zaposlovanje
• vodnik za cene oglasov za delo
• cene oglaševanja

Z vzpostavljenim načrtom politike zaposlovanja je naslednji korak politika zaposlovanja HR.

Zakaj je pomembno imeti kadrovsko politiko?

Določa pravila in postopke za zaposlovanje zaposlenih. To pomaga zagotoviti, da vsi vpleteni razumejo, kaj se od njih pričakuje.

Kako vzpostaviti politiko zaposlovanja HR?

Vaša kadrovska politika zaposlovanja mora vključevati stvari, kot so postopek oddaje prošenj za zaposlitev, vrste razgovorov, ki bodo opravljeni, in način podajanja ponudb.

Katera orodja uporabiti za vzpostavitev politike zaposlovanja HR?

• Predloga pravilnika o zaposlovanju kadrov
• nabor smernic in postopkov za zaposlovanje zaposlenih
• pravila o sprejemanju in odpuščanju

Naslednji korak v procesu zaposlovanja je opis prostega delovnega mesta.

Zakaj je pomembno opisati delo?

Potencialnim kandidatom omogoča boljše razumevanje, kaj položaj vključuje. To lahko pomaga pritegniti več kvalificiranih kandidatov in zmanjšati število tistih, ki niso primerni za položaj.

Kako bi opisali službo?

Opis vašega delovnega mesta mora vsebovati kratek pregled položaja ter seznam dolžnosti in odgovornosti. Poudarite, zakaj je položaj edinstven in katere veščine so potrebne. S podrobnim opisom delovnega mesta bodo potencialni kandidati bolje razumeli, kaj položaj vključuje.

Katera orodja uporabiti za opis dela?

• predloga za objavo delovnega mesta
• predloga za opis delovnega mesta

Ko končate z izdelavo, še enkrat preverite natančnost.

Zakaj je pomembno, da še enkrat preverite opis delovnega mesta?

Netočen opis delovnega mesta lahko kvalificirane kandidate odvrne od prijave.

Kako še enkrat preveriti opis delovnega mesta?

Opis vašega delovnega mesta bi moral pregledati nekdo, ki pozna položaj. Lahko preverijo, ali so naloge in odgovornosti točne, ter opredelijo morebitne dodatne spretnosti. Ne pozabite preveriti tudi naziva delovnega mesta.

Katera orodja uporabiti za dvojno preverjanje opisa delovnega mesta?

• kontrolni seznam za revizijo objave delovnega mesta
• kontrolni seznam za revizijo opisa delovnega mesta
• Orodje za pregled življenjepisov

Če se pred objavo obrnete na obstoječe uslužbence, lahko pripomorete k razširjanju besede o odprtem delovnem mestu.

Zakaj je pomembno doseči obstoječe zaposlene?

Lahko zagotovijo povratne informacije o opisu delovnega mesta in pomagajo pri napredovanju položaja. Morda bodo lahko tudi napotili kvalificirane kandidate za položaj. Poleg tega vaša ekipa za podporo strankam morda najbolje ve, katere veščine so potrebne za skrb za uspeh strank, skrb za stranke ali druge izzive na področju storitev za stranke.

Kako priti do obstoječega osebja?

Z obstoječimi člani osebja se lahko obrnete tako, da pošljete e-pošto ali objavite sporočilo na svojem internem komunikacijskem kanalu. Zagotovite jim vse pomembne informacije, kot so naziv delovnega mesta, dolžnosti in odgovornosti ter način prijave. Tisti, ki jih zanima delovno mesto, se lahko prijavijo neposredno prek vaše spletne strani.

Katera orodja uporabiti za doseganje obstoječega osebja?

• interno komunikacijsko orodje
• e-poštna predloga
• obrazci in ankete

Ko je opis delovnega mesta dokončan, lahko objavite delovno mesto.

Zakaj je pomembno objaviti položaj?

Objava delovnega mesta omogoča vsem zainteresiranim kandidatom, da se prijavijo. Omogoča tudi sledenje prijavam in temu, kdo se je prijavil na položaj.

Kako objaviti položaj?

Položaj lahko objavite na spletnem mestu vašega podjetja, pa tudi na oglasnih deskah in družbenih medijih. Prav tako se lahko neposredno obrnete na potencialne kandidate in jim posredujete povezavo do objave delovnega mesta. Lahko se obrnete na prejšnje kandidate, ki so že v vaši skupini talentov, in jih obvestite o odprtem delovnem mestu.

Katera orodja uporabiti za objavo položaja?

• zaposlitvene deske
• družbeni mediji
• e-poštna predloga
• preglednica za sledenje položaju

Predhodno razvijanje meril vam bo pomagalo sprejeti objektivno odločitev pri izbiri kandidata.

Zakaj je pomembno razviti objektivna izbirna merila?

Omogoča objektivno ocenjevanje vseh kandidatov in izbiro le najbolj kvalificiranih za položaj. Omogoča vam tudi spremljanje napredka v celotnem procesu zaposlovanja in prepoznavanje vseh področij, kjer so potrebne izboljšave. Poleg tega vam omogoča primerjavo kandidatov enega ob drugem, zaradi česar je izbirni postopek učinkovitejši.

Kako razviti objektivna izbirna merila?

Vaša izbirna merila morajo vključevati veščine, izkušnje in kvalifikacije, ki so potrebne za položaj. Razmislite o kulturni ustreznosti kandidata in o tem, ali bi bil primeren za vaše podjetje ali ne. Brez meril je težko objektivno primerjati kandidate.

Katera orodja uporabiti za razvoj objektivnih izbirnih meril?

• opis delovnega mesta
• orodje za preverjanje življenjepisov
• orodje za ocenjevanje
• merilne vrednosti

Vnaprejšnja priprava vprašanj za razgovor vam omogoča, da postavite prava vprašanja in pridobite informacije, ki jih potrebujete za odločitev.

Zakaj je pomembno pripraviti vprašanja za razgovor?

Postavljanje pravih vprašanj med razgovorom vam lahko pomaga oceniti kandidatove kvalifikacije, spretnosti in izkušnje. Prav tako vam daje vpogled v njihovo osebnost in njihovo ujemanje s podjetjem. Brez priprave vprašanj je lahko težko oceniti vse pomembne informacije o kandidatu.

Kako pripraviti vprašanja za intervju?

Strukturirane intervjuje lahko pripravite tako, da zbrate vse informacije, ki jih morate vedeti o kandidatu. Ko imate seznam vprašanj, jih lahko začnete razvrščati v kategorije. Morda imate na primer seznam različnih vprašanj o kvalifikacijah, spretnostih in izkušnjah vsakega kandidata.

Katera orodja uporabiti za pripravo vprašanj za intervju?

• opis delovnega mesta
• ankete
• predloga vprašanj za prejšnji razgovor
• psihološki testi

Raziskovanje in zaposlovanje kvalificiranih kandidatov je lahko dolgotrajen proces, vendar bi se ga morali lotiti temeljito.

Zakaj je pomembno raziskati in zaposliti kvalificirane kandidate?

Za kvalificirane kandidate je večja verjetnost, da bodo uspešni v vlogi, zato storite vse, kar je v vaši moči, da zagotovite, da boste za položaj dobili najboljše možne kandidate. To bo pomagalo izboljšati kakovost vaše delovne sile.

Kako raziskati in zaposliti kvalificirane kandidate?

Obstaja več načinov za raziskovanje in zaposlovanje kvalificiranih kandidatov. Položaj lahko objavite na oglasnih deskah in družbenih omrežjih ali pa se obrnete neposredno na potencialne kandidate. Lahko se tudi odločite za uporabo ocenjevalnega orodja za preverjanje kandidatov in prepoznavanje najbolj kvalificiranih posameznikov.

Katera orodja uporabiti za raziskovanje in zaposlovanje kvalificiranih kandidatov?

• deske za zaposlovanje
• objave v družabnih medijih
• socialni doseg
• orodje za ocenjevanje
• CRM za zaposlovanje

Poslušanje je kritična veščina za uradnike za pomoč strankam. Morajo biti sposobni razumeti potrebe strank in ponuditi rešitve za njihove težave.

Zakaj je pomembno preveriti slušne sposobnosti kandidatov?

Ker predstavnik službe za stranke, ki ne zna učinkovito poslušati, ne bo mogel obravnavati težavnih strank ali uspešno rešiti njihovih težav.

Kako preveriti slušne sposobnosti kandidatov?

Zastavite jim vprašanja o njihovih izkušnjah in o tem, kaj bi storili v določenih situacijah. Lahko jim tudi podate scenarij in jih prosite, naj razložijo, kako bi se tega lotili.

Katera orodja uporabiti za preverjanje slušnih sposobnosti kandidatov?

• naloge zaposlovanja
• glasovne ocene
• smernice

Uslužbenci službe za pomoč strankam morajo imeti odlične komunikacijske veščine, ki jih morate preveriti, preden sklenete posel.

Zakaj je pomembno preveriti komunikacijske sposobnosti kandidatov?

Komunikacija je ključna pri storitvah za stranke. Kandidati morajo biti sposobni učinkovito komunicirati z razočaranimi strankami, pa tudi z drugimi člani ekipe.

Kako preveriti komunikacijske sposobnosti kandidatov?

Če želite najti najboljšega uradnika za pomoč strankam za vaše podjetje, preverite komunikacijske sposobnosti kandidatov. To lahko storite tako, da opravite telefonske razgovore ali jih prosite, da opravijo pisne vaje o reševanju določenih vprašanj strank. Poleg tega bi morali oceniti tudi njihove medosebne spretnosti in sposobnost obvladovanja težkih situacij uporabniške izkušnje.

Katera orodja uporabiti za preverjanje komunikacijskih sposobnosti kandidatov?

• naloge zaposlovanja
• komunikacijske ocene
• postopki kriznega upravljanja

Uslužbenci službe za pomoč strankam morajo biti sposobni uporabljati sisteme za izdajanje vstopnic CRM, kot je LiveAgent, da zagotovijo najboljšo možno storitev za stranke.

Zakaj je pomembno preizkusiti sposobnost kandidatov za upravljanje sistemov za izdajanje vstopnic CRM?

Razkriva, kako bi obravnavali vprašanja in pritožbe strank. Prav tako bi morali imeti možnost pokazati ekipam za pomoč strankam, kako pozneje uporabiti znanje o izdelkih, da bi celotno ekipo pospešili.

Kako preizkusiti sposobnost kandidatov za upravljanje sistemov za izdajanje vstopnic CRM?

Učinkovita uporaba sistemov za prodajo vozovnic, kot je LiveAgent, vpliva na potek dela celotne ekipe za pomoč strankam, kar jim olajša spremljanje vseh vstopnice in zahteve strank.

Z univerzalnim nabiralnikom LiveAgent lahko upravljate vstopnice iz vseh kanalov – e-pošte, klepetov, forumov in celo družbenih medijev. S to programsko opremo za izdajanje vstopnic lahko spremljate uspešnost storitev za stranke in preizkusite sposobnost agentov za obravnavanje vstopnic. Pridobite pronicljiva poročila o uspešnosti, pregled razvrstitev agentov in številne druge analitične funkcije (brezplačno za testiranje).

Zato bi morali že na ravni kandidata preveriti njihovo sposobnost upravljanja takšne programske opreme. Posledično se bodo lahko hitreje navadili na novo programsko opremo.

Katera orodja uporabiti za preizkušanje sposobnosti kandidatov za upravljanje sistemov CRM za izdajanje vstopnic?

• LiveAgent CRM programska oprema za vstopnice in njena analitika
• zaposlovanje naloge
• primeri uporabe

To vam bo pomagalo ugotoviti, ali ima kandidat potrebne veščine za pomoč strankam.

Zakaj je pomembno opraviti praktični preizkus storitev za stranke?

Ta vrsta preizkusa vam omogoča, da vidite, kako bi se kandidat spopadel z resničnimi situacijami storitev za stranke. Njihova uspešnost vam bo dala predstavo o njihovih spretnostih in sposobnostih ter o njihovem odnosu do strank, kar vam bo omogočilo, da se boste premišljeno odločili o tem, ali so prava oseba za to delovno mesto ali ne.

Kako opraviti praktični preizkus storitev za stranke?

Obstaja nekaj različnih načinov za izvedbo praktičnega preizkusa storitev za stranke. Ena je, da kandidatu ponudite scenarij (npr. težavo v ekipi za pomoč uporabnikom) in ga prosite, naj pojasni, kako bi se tega lotil. Drug način je, da nastavite nalogo storitve za stranke, ki jo morajo opraviti, na primer obravnavanje pritožb stranke ali reševanje težave.

Katera orodja uporabiti za izvedbo praktičnega preizkusa storitev za stranke?

• scenarji iz resničnega življenja
• naloge za pomoč strankam
• testiranje programske opreme
• vprašalniki

Ta predhodni pregled vam lahko prihrani veliko časa in denarja, ki bi ga sicer porabili za srečanje s kandidati, ki niso primerni za vaše podjetje.

Zakaj je pomembno zavrniti prijavitelje, ki ne izpolnjujejo osnovnih zahtev?

Nekatere zahteve so bistvene za vlogo uradnika za pomoč uporabnikom. Ne želite zaposliti nekoga, ki ne pozna osnov, saj verjetno ne bo primeren za vaše podjetje.

Kako zavrniti prijavitelje, ki ne izpolnjujejo osnovnih pogojev?

Pošljite jim e-pošto ali pismo, v katerem jih obvestite, da niso bili uspešni, ali pa jih kontaktirajte in jim to povejte po telefonu. Prijavitelju lahko posredujete tudi povratne informacije, da bo vedel, na katerih področjih mora delati, da bo uspešen v prihodnosti.

Katera orodja uporabiti za zavrnitev prosilcev, ki ne izpolnjujejo osnovnih zahtev?

• e-poštne predloge
• skripte telefonskih klicev
• obrazec za povratne informacije

Ko sestavite kandidate v ožji izbor, je čas za razgovor z njimi. To vam bo omogočilo, da ocenite njihove veščine in znanje o storitvah za stranke.

Zakaj je pomembno intervjuvati kandidate?

Omogoča vam, da jih bolje spoznate in izveste več o njihovi motivaciji za delo.

Kako intervjuvati kandidate?

Zastavite jim vprašanja o njihovih izkušnjah in veščinah s storitvami za stranke. Dajte jim praktično nalogo, ki jo morajo opraviti, na primer obravnavanje pritožbe strank ali reševanje težave. V primeru video intervjujev jim postavite vprašanja o njihovi motivaciji in o tem, kaj bi prinesli ekipi. Ocenite lahko tudi njihove komunikacijske sposobnosti, tako da jim postavite vprašanja o njihovih izkušnjah s storitvami za stranke in o tem, kako bi vodili skupino za pomoč strankam.

Katera orodja uporabiti za razgovor s kandidati?

• niz vprašanj
• točke
• praktične naloge
• orodje za videokonference
• orodje za snemanje

Prosilce obveščajte o postopku razgovora, saj jim boste s tem pokazali, da vas zanima njihova prijava in da cenite njihov čas.

Zakaj je pomembno, da kandidate obveščate o postopku razgovora?

Pri prosilcih lahko daste vtis, da ne cenite njihovega časa in da vas njihova prijava ne zanima, če jih ne obveščate. Zaradi tega lahko umaknejo svojo prijavo ali pa je manj verjetno, da bodo sprejeli vašo ponudbo za delo.

Kako obveščati kandidate o postopku razgovora?

Naj bo kratko. Postopek prijave je lahko dolg in dolgotrajen, zato kandidate obveščajte o napredku. To lahko storite tako, da jim pošljete e-pošto ali jih pokličete. Ni nujno, da je to dolg pogovor, le kratka posodobitev postopka.

Katera orodja uporabiti za obveščanje prosilcev o postopku razgovora?

• e-poštne predloge
• telefonski klicni skripti

Ko opravite razgovor s kandidati, preverite njihove kvalifikacije in reference, preden sprejmete končno odločitev.

Zakaj je pomembno potrditi kvalifikacije in reference?

Preveriti morate, ali ima določen kandidat izkušnje s strankami, ali ima mehke veščine in ali se lahko v realnem času odzove na različne težave na področju storitev za stranke. Strokovnjaki za pomoč strankam bi morali imeti vrsto kvalifikacij, da lahko nudijo izjemno storitev za stranke.

Kako potrditi kvalifikacije in reference?

Prosite za reference svojih prejšnjih delodajalcev, ki so lahko pisne ali ustne. Če ste v dvomih, preizkusite svoje kandidate in najemite strokovno službo, ki vam bo pomagala pri postopku preverjanja.

Katera orodja uporabiti za potrjevanje kvalifikacij in referenc?

• scorecards
• obrazec za preverjanje referenc
• razgovor programska oprema za snemanje

Vaše povratne informacije ne smejo biti dolge in podrobne. Zadostovala bo preprosta e-pošta ali telefonski klic.

Zakaj je pomembno poslati povratne informacije neuspešnim kandidatom?

S tem pokažete, da cenite njihov čas. Prav tako jim pomaga izboljšati njihovo prijavo za prihodnje vloge.

Kako poslati povratne informacije neuspešnim kandidatom?

Pošljite jim kratko e-pošto ali jih pokličite, da zagotovite povratne informacije o njihovi prijavi. Zahvalite se jim za njihov čas in zanimanje za vlogo. Predlagate lahko tudi nekaj načinov za izboljšanje njihove uporabe za prihodnost ali jih dodate v nabor talentov vašega podjetja, da boste lahko ostali v stiku z njimi.

Katera orodja uporabiti za pošiljanje povratnih informacij neuspešnim kandidatom?

• e-poštne predloge
• skripte za telefonske klice
• obrazec za zbiranje talentov

Ko opravite razgovore s kandidati in preverite njihove kvalifikacije, je čas, da se odločite in zaposlite izbrane kandidate.

Zakaj je pomembno zaposliti izbrane kandidate?

Ta korak zaključi postopek zaposlovanja in zaposli pravo osebo za delo. Z najprimernejšim kandidatom v vlogi ste lahko prepričani, da bo zagotovil potrebno raven storitev za stranke.

Kako zaposliti izbranega kandidata?

Dati jim morate pisno ponudbo za zaposlitev, ki jo bodo morali podpisati in vrniti. Ko bodo vrnili podpisano pogodbo, bodo uradno zaposleni in lahko začnejo z delom. Morda boste potrebovali tudi obrazec NDA.

Katera orodja uporabiti za zaposlitev izbranih kandidatov?

• predloga pisma s ponudbo
• predloga pogodbe o zaposlitvi
• smernice in pravila
• obrazec NDA

Posel zapečatite s pogodbo o zaposlitvi, ki je pregledna za vse strani.

Zakaj je pomembno pripraviti pogodbo o zaposlitvi?

Pogodba o zaposlitvi je pravno zavezujoč dokument, ki določa pogoje delovnega razmerja. To je pomembno, da bosta obe strani imeli jasno, kaj se pričakuje, brez zmede glede vloge ali pričakovanj podjetja.

Kako pripraviti pogodbo o zaposlitvi?

Uporabite lahko predlogo pogodbe o zaposlitvi, ki jo najdete na spletu ali pri pravnem svetovalcu. Prepričajte se, da ga prilagodite svojemu podjetju in določeni vlogi. Ko imate pogodbo, prosite izbranega kandidata, da jo podpiše, preden začne z delom.

Katera orodja uporabiti za pripravo pogodbe o zaposlitvi?

• predloga pogodbe o zaposlitvi
• klavzula NDA
• smernice za pravne svetovalce

Postopek uvajanja je zadnja faza postopka zaposlovanja. Takrat pomagate novemu zaposlenemu, da se vživi v novo vlogo in ga pospešite v podjetju.

Zakaj je pomembno začeti postopek vključevanja?

Pomaga novemu zaposlenemu, da čim hitreje preide v svojo vlogo in postane produktiven. Pomaga tudi graditi njihovo zvestobo podjetju.

Kako začeti postopek vkrcanja?

Postopek vključevanja je treba začeti prvi dan dela. Novemu zaposlenemu je treba omogočiti ogled pisarne, ga predstaviti njegovi ekipi in mu zagotoviti potrebno usposabljanje. Izročiti jim je treba tudi kopijo priročnika za zaposlene, da se lahko seznanijo s politiko in postopki podjetja.

Katera orodja uporabiti za začetek postopka vključevanja?

• kontrolni seznam za pripravo
• gradiva za usposabljanje
• seznam dostopa
• priročnik za zaposlene