Pisma zahvale

Zahvalno e-poštno sporočilo ali zahvalno pismo?

Glede na velikost in vrsto podjetja, ki ga vodite, ter število strank, ki jim želite izraziti hvaležnost, se lahko nanje obrnete po e-pošti ali natisnete zahvalna pisma (poslana po navadni pošti). Pri izbiri med tema dvema je treba upoštevati nekaj dejavnikov:

• Čas dostave: tradicionalno pismo bo prispelo naslednji dan po tem, ko ga boste poslali. Če čas ni kritičen, lahko pošljete pismo. Ko pa je potrebno takojšnje spremljanje – na primer zahvala stranki za nakup – bo e-mail sporočilo bolj priročno.
• Stopnja formalnosti: E-poštna sporočila v poslovnem svetu veljajo za manj formalna kot pisma. Če želite ohraniti formalno komunikacijo s strankami – se odločite za pisma.
• Vsebina sporočila: E -pošta omogoča dodajanje grafik, slik, videoposnetkov, povezav ali pripenjanje datotek – če želite, da je vaša zahvala bolj ustvarjalno kot navadno natisnjeno besedilo, je e-pošta prava stvar.
• Proračunske omejitve: pošiljanje e-poštnih sporočil je cenejše, pošiljanje pisem zahteva dodatne stroške (papir, tiskanje, pristojbine za poštne storitve). Za globalno podjetje je seveda edina razumna možnost, da imajo stranke po vsem svetu.

Kako napisati zahvalo stranki

Vsako zahvalno pismo stranki mora biti na splošno strukturirano v bolj formalnem slogu kot e-poštno sporočilo in mora vedno vsebovati nekatere osnovne sestavine zahvalnega pisma. Spodaj je nekaj koristnih nasvetov za ustvarjanje popolnega zahvalnega pisma vašim strankam:

1. Uporabite ustrezen pozdrav

Izbira pravega pozdrava za pismo zahvale je odvisna od vašega odnosa s stranko. Še vedno je bolje uporabiti bolj formalne pozdrave, na primer; »Spoštovani gospod/gospa Carter« ali »Dragi John«. Neformalen nagovor; Izogibati se je treba “Pozdravljeni” ali “Zdravo“. Prav tako preverite črkovanje imena prejemnika, sicer tvegate, da boste že na začetku naredili slab vtis.

2. Držite se namena pisma

Edini namen zahvalnega pisma bi moral biti hvaležnost in zahvala zvestim strankam. Uprite se skušnjavi, da bi znova predstavili svoje podjetje. Ne omenjajte nobene prihajajoče razprodaje, posebnih ponudb, novih izdelkov ali česar koli drugega, kar bi lahko šteli za oglas. Ker lahko stranko odvrne od vašega začetnega namena.

3. Dodajte nekaj nadaljevalnih vrstic

Ko se zahvalite stranki za njeno sodelovanje, razmislite o dodajanju dodatne izjave, ki kaže, da ste pozorni na potrebe strank. Lahko bi omenili, da ste vedno na voljo, če imajo kakršna koli vprašanja ali pomisleke glede vaših izdelkov ali storitev. Ali preprosto vprašajte, ali lahko kaj storite, da povečate njihovo zadovoljstvo.

4. Vključite svojo blagovno znamko

Če želite, da je pismo profesionalno, uporabite glavo z napisom, ki lahko vsebuje ime vašega podjetja, logotip ali druge podatke o blagovni znamki. Dobro oblikovan pisemski naslov naredi izgled edinstven, zagotavlja prepoznavnost vaše blagovne znamke, pomaga prejemniku preveriti pristnost in ustvarja celoten profesionalni vtis.

5. Uporabite pravi zaključek

Pri zaključku zahvalnega pisma je pomembno uporabiti ustrezne spoštljive in profesionalne besede ali besedne zveze. Izberete lahko najpogosteje uporabljene “S spoštovanjem” ali “Lep pozdrav” ali nekoliko bolj osebne “Pozdravljeni“, “Lep dan“, “Lepe želje” ali “Hvala”. Zaključki, kot so “Vedno“, “Na zdravje“, “Ljubezen” ali “Pozor“, veljajo za preveč neformalne za poslovna pisma in se jim je treba izogniti.

6. Končajte s podpisom

Čeprav se zdi, da so pisma zahvale osebna, so za velika podjetja lahko izziv. Podpis na dnu pisma pripomore k dodajanju vsaj določene ravni personalizacije. Čeprav ročno napisanega podpisa ni vedno mogoče dodati, bo tudi natisnjen vedno videti bolje kot preprosto tipkano ime.

Primeri zahvalnega pisma kupcu

1. Zahvala dolgoletnim strankam za zvestobo

2. Praznovanje mejnika podjetja

3. Hvaležnost ob koncu leta

Odkrijte sami

Znanje je pomembno, vendar le, kadar se uporablja v praksi. Preizkusite vse v naši akademiji LiveAgent.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Zahvalno e-poštno sporočilo ali zahvalno pismo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Upoštevajte velikost in vrsto podjetja, ki ga vodite, ter število strank, ki jim želite izraziti hvaležnost. Če ste podjetje z velikim številom strank, so lahko zahvalna sporočila učinkovitejša izbira. Zahvalno pismo pa je vedno bolj cenjeno.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Katere dejavnike morate upoštevati, preden pošljete zahvalno pismo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Preden pošljete zahvalno pismo, si oglejte nekaj pomembnih dejavnikov, kot so čas dostave, stopnja formalnosti in vsebina sporočila, saj lahko vse to vpliva na rezultat.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kako bi morali napisati zahvalno pismo profesionalni stranki?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Vsako pismo o hvaležnosti stranki bi moralo biti na splošno strukturirano v bolj formalnem slogu, kot e-poštno sporočilo in mora vedno vsebovati nekatere osnovne sestavine zahvalnega pisma.” } }] }